Viele Unternehmen sind heutzutage mit ungeplanten Ausgaben außerhalb der standardisierten Beschaffungswege konfrontiert. Oftmals ist dies eine Folge von "Maverick Buying". Maverick Buying bezeichnet das nicht konforme Verhalten von Mitarbeiterinnen, bei denen offizielle Einkaufsprozesse und Verträge innerhalb des Unternehmens missachtet werden. Dadurch entsteht ein finanzieller Nachteil für das Unternehmen und es ist schwer zu unterbinden, da es auf so viele Mitarbeiterinnen verteilt ist. Dieser Artikel ist der Erste in einer Serie in der es darum geht, warum Maverick Buying ein Problem darstellt und wie Unternehmen es verhindern können.

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Im ersten Artikel der Serie werden alle 5 Formen von Maverick Buying beschrieben, für die es jeweils unterschiedliche Gründe und Ursachen gibt. Um Maverick Buying zu stoppen, müssen die verschiedenen Motive geklärt werden, die zu Abweichungen von gängigen Prozessen führen.

Wo ist Maverick Buying besonders relevant?

Maverick Buying wird häufig in den Bereichen Wartung, Reparatur und Betrieb sowie beim Einkauf von Büromaterialien, Hotelverträgen, Reisen, Druck, IT-Hardware und -Software beobachtet. Im Allgemeinen tritt Maverick Buying hauptsächlich bei indirekten Produkten und Dienstleistungen auf. In den meisten Unternehmen machen indirekte Produkte und Dienstleistungen bis zu 80% der Einkaufstransaktionen und bis zu 40% der Gesamtausgaben aus. Daher können sich abweichende Einkaufsverhaltensweisen mit kleinen Verlusten pro Transaktion zu einer beachtlichen Summe zusammensetzen. Mit anderen Worten: Das Kosteneinsparungspotenzial ist gravierend.

Nach Angaben der Aberdeen Strategy & Research Studie verliert das Pharmaunternehmen GSK jährlich zwischen 80 und 120 Millionen Dollar durch irreguläre Einkäufe. Das entspricht etwa 20-30% der nicht realisierten Kosteneinsparungen. Aberdeen schätzt, dass in allen Branchen die durchschnittlichen Einsparungen durch vorschriftsmäßige Einkäufe 22% im Vergleich zu vorschriftswidrigen Einkäufen betragen.

Die 5 Formen des Maverick Buying

Marktforscher haben 5 verschiedene Arten von Maverick Buying identifiziert. Alle irregulären Einkäufe in Unternehmen lassen sich auf eine dieser 5 Arten zurückführen.

Jede Ursache für Maverick Buying muss anders betrachtet werden. Es ist also nicht möglich, Maverick Buying zu stoppen, ohne die Ursachen zu berücksichtigen. Deshalb muss jede Form von Maverick Buying mit einer eigenen Strategie reduziert werden und kann nur mit individuell abgestimmten Maßnahmen komplett verhindert werden. Es gibt aber auch eine allgemeine Lösung, die im weiteren Verlauf der Artikelserie beschrieben wird.

1. Form: Unbeabsichtigtes Maverick Buying

Unbeabsichtigtes Maverick Buying liegt vor, wenn eine Mitarbeiterin die offiziellen Beschaffungsprozesse nicht kennt. Die Mitarbeiterin ist keine Expertin und wurde nicht ausreichend geschult. Da keine negative Absicht vorliegt, ist diese Form des Maverick Buying die günstigste und am einfachsten zu behebende.

2. Form: Erzwungenes Maverick Buying

Mitarbeiterinnen sind oftmals gezwungen, die offiziellen Verfahren zu umgehen. Hierfür gibt es mehrere Gründe. Ein Grund könnte sein, dass Produkte oder Dienstleistungen noch nicht vom Beschaffungsteam definiert wurden und daher nicht über offizielle Standardprozesse verfügbar sind. Ein anderer Grund könnte sein, dass die Produktionsabteilung einen dringlichen Einkauf außerhalb der Geschäftszeiten der Beschaffungsabteilung tätigen muss. In solchen Situationen ist es üblich, dass die Produktionsabteilung nicht die ganze Nacht wartet, bis das Beschaffungsteam um 8 Uhr morgens das entsprechende Teil gekauft hat. In diesem Fall ist der eigenmächtige Einkauf notwendig. Auch solche irregulären Einkäufe wollen dem Unternehmen nicht schaden, sondern sind eher ein Zeichen für mangelnde Flexibilität im Einkaufssystem.

3. Form: Gelegentliches Maverick Buying

Eine Gelegenheits-Einkäuferin ist eine Mitarbeiterin, die sich absichtlich nicht an den offiziellen Einkaufsprozess hält. Mögliche Gründe sind Bequemlichkeit und der mangelnde Wille, sich an neue Prozesse anzupassen. Das Verhalten der Mitarbeiterin wird durch eigene Interessen und Gewohnheiten bestimmt und zusätzlich ist der Mitarbeiterin bewusst, dass sie gegen offizielle Regeln verstößt. Beispielsweise fehlende Transparenz im Beschaffungsprozess lässt solch ein Verhalten zu. Die irregulären Einkäufe werden oftmals einfach nicht bemerkt.

4. Form: Gut gemeintes Maverick Buying

In diesem Fall sind Mitarbeiterinnen bestehende Verträge und offizielle Verfahren bekannt, aber sie werden missachtet, weil sie glauben, dass dies im besten Interesse des Unternehmens ist. Die Mitarbeiterin glaubt, dass sie ein besseres Angebot finden wird, wofür es zwei Gründe geben kann: einerseits die vermeintliche Überlegenheit einer alternativen Lösung und andererseits die vermeintliche Überlegenheit der eigenen Einkaufskompetenz. In den meisten Fällen führen mangelnde Einsicht und mangelndes Wissen über die Gesamtbetriebskosten zu dieser Verhaltensweise. Gut gemeinte Einkäuferinnen beabsichtigen nicht dem Unternehmen zu schaden. Im Gegenteil, sie glauben, dass sie dem Unternehmen damit helfen.

5. Form: Absichtliches Maverick Buying

Diese Form des Maverick Buying tritt auf, wenn die Einkäuferin weiß, dass bevorzugte Verträge genutzt werden könnten, dies aber absichtlich unterlässt. Die Gründe dafür können Opportunismus und Resistenz gegenüber Veränderungen sein. Einführung zentralisierter Beschaffungsteams in den letzten Jahrzehnten hat bei einigen Mitarbeiterinnen das Gefühl hinterlassen, ungerecht behandelt und in ihrer Macht beschnitten zu werden. Die Einkäuferin weiß, dass sie mit diesem Verhalten gegen die Unternehmensregeln verstößt. Der Unterschied zur gelegentlichen "Maverick Buyer" besteht darin, dass die absichtliche Einkäuferin die Intention hat, dem Unternehmen zu schaden.

Folgen von Maverick Buying:

Es gibt eine Reihe von Folgen, die sich aus irregulären Einkäufen ergeben und im nächsten Artikel genauer erläutert werden.

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