Entschlüsselung der Beschaffungs-Terminologie: Indirekte Beschaffung und ihre Bedeutung für Ihr Unternehmen

Während die meisten Unternehmen einen Großteil ihrer Beschaffungsanstrengungen und -budgets auf die direkten Ausgaben verwenden, wird den indirekten Ausgaben oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Ein oft kostspieliger Fehler, denn indirekte Ausgaben sind für einen kosteneffizienten Betrieb unerlässlich und haben einen größeren Einfluss auf das Endergebnis, als viele Unternehmensleiter denken. Worin besteht also der Unterschied zwischen der Arbeitsweise dieser beiden Funktionen und warum ist es ein Fehler, die indirekte Beschaffung zu vernachlässigen?

Was ist indirekte Beschaffung?

Indirekte Beschaffung lässt sich definieren als die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, welche zwar nicht mit der Produktion zusammenhängen, aber dennoch für die erfolgreiche Tätigkeit eines Unternehmens notwendig sind. Häufig werden diese Waren oder Dienstleistungen eingekauft, um von Mitarbeitern und Stakeholdern des Unternehmens genutzt zu werden, und nicht für den letztendlichen Verkauf an Kunden. Zur indirekten Beschaffung gehört ein breites Spektrum an Kategorien, das von IT-Produkten (z. B. Laptops) über Büroausstattung (z. B. Möbel, Beleuchtung) bis hin zur Beauftragung einer Agentur alles umfasst.

Während die indirekte Beschaffung für die Herstellung von Konsumgütern als "unwesentlich" gelten mag, kann eine ineffiziente Verwaltung der indirekten Ausgaben dennoch weitreichende Auswirkungen auf die gesamte Geschäftstätigkeit haben. Ein effizientes indirektes Beschaffungswesen kann einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens haben. Der Grund dafür ist, dass die Mitarbeiter ohne die erforderliche Ausrüstung ihre Aufgaben nicht erfolgreich erfüllen können, was wiederum zu erheblichen Zeitverlusten führt. Zudem macht die indirekte Beschaffung immer noch über 20 % der Ausgaben aus!

Klar ist: Effiziente indirekte Beschaffungsprozesse können dazu beitragen, die Ausgaben niedrig zu halten und gleichzeitig die Qualität der von den Lieferanten gelieferten Waren zu gewährleisten, was letztlich zu einer Stärkung der Unternehmensabläufe führt.Dennoch wird dieses Potenzial von Unternehmen aller Größen und Branchen oft vernachlässigt.

Wie unterscheidet sich die indirekte Beschaffung von der direkten Beschaffung?

Die direkte Beschaffung, auch bezeichnet als "Direct Spend Management" oder "Direct Sourcing", bezieht sich auf die Sicherstellung der " Kernversorgung", die für die Herstellung des vom Unternehmen an die Verbraucher verkauften Produkts erforderlich ist. Es handelt sich dabei um einen durchgängigen Prozess, welcher am Beispiel der Fertigung mit der Einführung eines neuen Produkts beginnt und bis zum Ende der Lebensdauer des Produkts andauert. Der Begriff der direkten Beschaffung wird in den meisten Fällen auch als strategisch angesehen und oft gleichbedeutend verwendet.

An der direkten Beschaffung sind viele interne und externe Abteilungen beteiligt, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Technik, Logistik, Lieferanten und Beschaffungsteams.

Das größte Unterscheidungsmerkmal zwischen indirekter und direkter Beschaffung liegt in den Funktionen, die sie erfüllen. Sie funktionieren auf unterschiedliche Art und Weise und erfordern daher ihre eigenen Ansätze. Bereits die Beschaffung von dienstleistungsbezogenen Einkäufen ist ein völlig anderer Prozess als der Einkauf von Fertigungsmaterial.

In der folgenden Tabelle finden Sie einen Überblick über die Unterschiede zwischen direkter und indirekter Beschaffung...

Was sind die Herausforderungen der indirekten Beschaffung?

Die indirekte Beschaffung hat viele Facetten und birgt zahlreiche Herausforderungen. Eine von Nelson Hall durchgeführte Studie kam zu dem Ergebnis, dass die Mehrheit der Führungskräfte die indirekten Beschaffungsprozesse als unzureichend erachtet. Diese Zahl belief sich sogar auf 80 %, wobei 55 % der Befragten angaben, dass die Funktion ineffizient sei, wenn es darum gehe, die Geschäftsleistung ihres Unternehmens zu steigern (Strafford, 2012). Was sind also die wichtigsten Faktoren, die dazu beitragen, dass so viele Beschaffungsfachleute mit ihren indirekten Beschaffungsprozessen unzufrieden sind?

Die wichtigsten Herausforderungen lassen sich in die folgenden 4 Kategorien unterteilen:

1. Dezentralisierung

Der bloße Umfang der indirekten Beschaffung macht die Dezentralisierung zu einer enormen Herausforderung. Der Bereich der indirekten Beschaffung umfasst Hunderte von Ausgabenkategorien und hat mit unzähligen Verträgen und Lieferanten zu tun. Da die indirekte Beschaffung eine Reihe von Prozessen umfasst, welche die täglichen Aufgaben vieler interner Interessengruppen abdecken, wird sie häufig dezentral in verschiedenen Abteilungen durchgeführt. Dies führt dazu, dass Möglichkeiten zur Kosteneinsparung übersehen werden und Zeit vergeudet wird.

2. Geringe Transparenz

Die mangelnde Transparenz von Daten, insbesondere in Bezug auf die Verfügbarkeit und Leistung von Lieferanten oder frühere Bestellanforderungen, ist häufig auf die Dezentralisierung zurückzuführen und stellt einen der größten Schmerzpunkte für Beschaffungsexperten dar. Dieser Mangel an Transparenz kann zu ["Maverick Buying"] (https://www.lhotse.de/de/blog/5-types-of-maverick-spend) führen, d. h. zu Einkäufen, die in einem Unternehmen ohne Beteiligung der Beschaffungsabteilung getätigt werden. Werden Informationen nicht zusammengetragen oder Freigabeberechtigte von den Beschaffungsprozessen ausgeschlossen, wirkt sich dies negativ auf den gesamten Ablauf aus. Dadurch können ein inkonsistentes Lieferantenmanagement sowie Engpässe und Zeitverzögerungen entstehen.

3. Ungenutztes Kostenersparnis Potenzial

Aufgrund der enormen Komplexität der indirekten Ausgaben und der mangelnden Ausgabentransparenz bleiben erhebliche Kosteneinsparungen oftmals ungenutzt. Aus diesem Grund kann es schwierig sein, das Gesamtbild zu überblicken. Um dieses Risiko zu minimieren, müssen die Prozesse gestrafft und die Ausgaben angemessen kontrolliert werden. Dies kann jedoch erst dann geschehen, wenn [Kosteneinsparungsmöglichkeiten] (https://www.lhotse.de/de/blog/a-recession-is-coming-save-costs-through-procurement) identifiziert und anerkannt worden sind.

Eine im Jahr 2018 durchgeführte Studie ergab, dass 54 % der globalen Beschaffungsleiter Kostenersparnissen als einen der wichtigsten Bereiche betrachten (Dedhia, 2018). Da die direkte Beschaffung sich mit Transaktionen befasst, welche einen hohen Geldwert aufweisen, haben Beschaffungsteams in der Regel starke Lieferantenbeziehungen, die das Aushandeln von höheren Rabatten und Kosteneinsparungen ermöglichen. Die indirekte Beschaffung entspricht jedoch oft nicht denselben Standards. Das liegt daran, dass an den Transaktionen oft eine Vielzahl von Akteuren beteiligt ist und die Anzahl der Transaktionen insgesamt viel höher ist.

4. Fehlendes Fachwissen

Qualifizierte Mitarbeiter mit Erfahrung im Beschaffungswesen können Fachwissen anbieten, wenn es um strategische Aktivitäten wie Datenanalyse sowie Vertrags- und Lieferantenbeziehungsmanagement geht. Allerdings fehlt es den meisten Unternehmen an geschulten Fachkräften, die sich hauptsächlich mit der Verwaltung indirekter Beschaffungsprozesse befassen.

Mit benutzerfreundlicher AI-Software, die die harte Arbeit der Beschaffung abnimmt, wird dies jedoch zu einer weniger großen Herausforderung. Mit Hilfe einer auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens im Bereich der indirekten Beschaffung zugeschnittenen Software kann Ihr Unternehmen Vorteile realisieren und bessere Verträge mit Lieferanten abschließen und erhalten. Das Ziel ist letztlich, dass jeder im Unternehmen in die Lage versetzt wird, wie ein Experte einzukaufen.

Wege zur Optimierung der indirekten Beschaffung

Da ein durchschnittliches Unternehmen zwischen 20 % und mehr seines Gesamtumsatzes für indirekte Beschaffung ausgibt, sollte die Optimierung der damit verbundenen Prozesse für jedes Unternehmen oberste Priorität haben. Schließlich sind Einsparungen bei der indirekten Beschaffung keine kurzfristigen Maßnahmen, sondern langfristig angelegt.

Doch was genau beinhaltet ein erfolgreiches indirektes Beschaffungskonzept, und wie lässt sich ein ineffektiver Einkauf verhindern?

1. Verwendung von AI-Software zur Erhöhung der Ausgabentransparenz

Eine große Ursache für Ineffizienz ist die Tatsache, dass Einkaufsprozesse oft noch manuell und fragmentiert sind. Zudem erfolgen sie oft ohne die Zustimmung der Unternehmensleitung. Durch den Einsatz digitaler Tools können Sie die Beschaffungsprozesse rationalisieren und die Einhaltung der Vorschriften verbessern sowie Zeitverluste reduzieren.

Mit Lhotse kann Ihr Unternehmen den Einkauf strategischer gestalten, indem es für mehr Transparenz und eine genauere Analyse der Ausgaben sorgt. Durch den Einsatz von Lhotse war [FUNKE] (https://www.lhotse.de/de/blog/a-recession-is-coming-save-costs-through-procurement) beispielsweise in der Lage, all dies zu erreichen und gleichzeitig dreimal mehr Lieferantenangebote zu 20 % niedrigeren Preisen einzuholen.

Fazit: eProcurement-Lösungen steigern die Produktivität und geben Ihrem Unternehmen mehr Kontrolle über seine Ausgaben.

2. Überarbeiten Sie Ihren Lieferantenstamm und Ihre Verträge

Die Verwaltung indirekter Ausgaben ist kein statischer Prozess und erfordert ständige Aufmerksamkeit, insbesondere im Hinblick auf Lieferantenverträge. Die [Neuverhandlung] (https://www.lhotse.de/de/blog/negotiations-in-times-of-crisis-insights-from-the-experts) bestehender Verträge und die Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Einsparungen zu erzielen, ist eine gute Möglichkeit, eine der größten Herausforderungen im Bereich der indirekten Beschaffung zu bewältigen.

Eine Überarbeitung Ihres Lieferantenstamms ist ebenfalls eine hervorragende Gelegenheit, um sicherzustellen, dass Ihre Verträge mit Lieferanten Ihre Unternehmenswerte widerspiegeln und mit ihnen übereinstimmen. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen sicher sein, dass es sein Geld auf eine kosteneffiziente Weise ausgibt, die gleichzeitig ethisch und nachhaltig ist.

3. Klären Sie Ihre Mitarbeiter über die indirekte Beschaffung auf

Die Unterscheidung zwischen indirekter und direkter Beschaffung ist nicht allen Mitarbeitern bewusst. Da gerade die Geschäftsnutzer an den Beschaffungsprozessen beteiligt sind, kann eine angemessene Aufklärung über neue Richtlinien von entscheidender Bedeutung sein. Die Sicherstellung, dass diese Richtlinien und Prozesse leicht zu verstehen sind, kann ebenfalls dazu beitragen, die Ergebnisse zu beschleunigen und zu verbessern.

Häufig bieten eProcurement-Lösungen nicht nur durch ihre Einführungsverfahren Orientierung, sondern auch in Form von Ressourcen zur Schulung der Mitarbeiter. Im Beschaffungssektor wird dies als "Änderungsmanagement" bezeichnet.

Andere Softwarelösungen wiederum sind stolz auf ihre benutzerfreundliche Oberfläche. Nehmen Sie zum Beispiel Lhotse: Mit unserer Plattform können Sie auch ohne Vorkenntnisse im Beschaffungswesen ganz einfach loslegen!

4. Zusammenarbeiten

Die Zusammenarbeit kann unterschiedliche Formen haben und entscheidend dazu beitragen, die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu verbessern. Die Zusammenarbeit kann unterschiedliche Formen haben und entscheidend dazu beitragen, die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu verbessern.

Ein Beispiel hierfür ist die Finanzabteilung. Eine verstärkte Zusammenarbeit mit den Kollegen aus der Finanzabteilung kann viele Vorteile mit sich bringen. Eine solche Zusammenarbeit kann Ihrem Team dabei helfen, die Ausgabenleistung anhand von Finanzdaten zu analysieren, die künftige strategische Bestrebungen verbessern können. Letztendlich haben die Finanz- und die Beschaffungsabteilung eines Unternehmens eine Vielzahl gemeinsamer Aufgaben, so dass eine Zusammenarbeit immer von gegenseitigem Nutzen ist.

Zusammenfassung

Studien zeigen, dass eine Verringerung der indirekten Ausgaben um nur 5 % zu einer Verringerung des Geschäftsergebnisses um etwa 2 % führen kann (Erdner, 2022). Aufgrund der großen Anzahl von Beteiligten und Lieferanten sind die indirekten Ausgaben sehr komplex und werden dennoch häufig übersehen.

Die Optimierung der indirekten Ausgaben erfordert jedoch besondere Fähigkeiten. Während Lieferantenmanagement und Vertragsverhandlungen entscheidend sind, ist die Fähigkeit, sich technologische Innovationen zunutze zu machen, im modernen Zeitalter ein Muss. AI-Softwarelösungen wie Lhotse bieten eine benutzerfreundliche Methode, um manuelle Prozesse zu rationalisieren und die Ausgaben zu optimieren.

Mit der Entwicklung dieser Kompetenzen und der Befolgung der vier in diesem Blog beschriebenen Schritte kann die Optimierung der indirekten Ausgaben sichergestellt werden, so dass weder Geld noch Zeit verschwendet werden!

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Bibliografie

Erdner, P. (2022, 16. Juni). Increase Your Bottom Line by Managing Indirect Spend. Apexanalytix - Ultimate Supplier Management. https://www.apexanalytix.com/resources/reports/increase-your-bottom-line-by-managing-indirect-spend/

Dedhia, A (2018). Pulse of Procurement 2018. Zycus. https://res.cloudinary.com/zycus-com/image/upload/v1531134099/Files/PDF/Zycus_POP_2018_Part_1.pdf

Patowarya, J. (2022, 20. September). You Didn’t Know these 7 Steps of an Effective Procurement Process. Zycus Procurement Blog. https://www.zycus.com/blog/procurement-technology/you-didnt-know-these-7-steps-of-an-effective-procurement-process.html

Strafford, G. (2012). https://cdn2.hubspot.net/hub/28326/file-330611712-pdf/docs/Proxima-current-perceptions-part-1-whitepaper-final.pdf. Proxima.