Henning Hatje
Henning Hatje

Digital Procurement Club: Real Talk SAP

Digital Procurement Club: Real Talk SAP

Wir wollen auf unser letztes DPC "Real Talk SAP" zurückblicken und unsere Erkenntnisse mit Ihnen teilen! Zusammen mit unserem Ehrengast Nam Hoang Dong, Director Digitalization & IT bei Thalia, hatten wir die Gelegenheit, über das Thema SAP, insbesondere dazugehörigen ProcureTech-Implementierungen zu diskutieren. 

Digitalisierung ist allgegenwärtig

Wir befinden uns in einer Zeit, in der das Thema Digitalisierung allgegenwärtig ist. Fast ausnahmslos alle Unternehmen auf dem Markt sehnen sich nach Tools und Automatisierung in ihrem Bereich. Aber wie wählt man die besten Tools für sein Unternehmen aus und weshalb ist der Markt so stark von einer “One-SAP” Strategie geprägt? 

Nam Hoang Dong nennt die drei häufigsten Gründe, warum IT-Manager zu einer One-SAP-Strategie tendieren: 1) Bequemlichkeit, 2) Einfachheit und 3) die Marktpräsenz von SAP. 

Die Vorteile einer "One-SAP"-Strategie liegen darin, dass alle Produkte unter einem Dach verfügbar sind und somit Schnittstellen und Verbindungen zwischen den Produkten bereits vorhanden sind und nicht erst hinzugefügt werden müssen. Darüber hinaus bietet SAP beim Kauf bestimmte "Add-on-Goodies" kostenlos an. Sobald sich Kunden mit der Cloud auseinandersetzen und auf S4/HANA umsteigen wollen, bietet die SAP zum Beispiel ihr Produkt Ariba kostenlos an. Dies vermittelt dem Käufer ein Bild der Einfachheit, da bei Produkten aus derselben Quelle erwartungsgemäß keine neuen Schnittstellen erforderlich sind oder eingerichtet werden müssen. Warum sollten sich Käufer also die Mühe machen, nach einer alternativen Lösung zu suchen, wenn SAP bereits eine Lösung anbietet, die mit ihrem aktuellen ERP-System funktioniert? 

Problematisch bei einem “One-SAP” Ansatz ist, dass nicht alle angebotenen SAP-Produkte von SAP selbst entwickelt wurden, sondern von externen Partnern zugekauft wurden, wie im Beispiel von Ariba. Das bedeutet, dass ebenfalls Schnittstellen nachträglich hinzugefügt werden müssen und somit der ursprüngliche Vorteil von nahtlosen Übergängen und Schnittstellen nicht mehr unbedingt gegeben ist. 

Es ist daher wichtig, herauszufinden, ob SAP wirklich die beste Lösung für das eigene Unternehmen ist. Aufgrund der immensen Marktpräsenz gehen viele Kunden allerdings davon aus. Hinzu kommt, dass die Ablösung eines ERP-Systems eine sehr teure Angelegenheit ist. Unternehmen überlegen sich daher sehr genau, ob sie diesen Schritt wirklich gehen wollen oder ob sie sich mit ihrem bestehenden SAP-ERP-System arrangieren können. 

Aber das sollte Unternehmer nicht davon abhalten, etwas zu ändern. Technologie ist schnelllebig

Mit der Software auf eine Probefahrt gehen

Wie können Unternehmen also herausfinden, ob ein solch kostspieliger Schritt für sie relevant ist und wie können sie feststellen, ob die Software überhaupt zu ihrem Unternehmen passt. 
Oft ist dies die ewige Diskussion, denn es muss im Vorfeld genau definiert werden, was die Abteilungen benötigen und welcher Anwendungsfall mit dem gewünschten Tool gelöst werden soll.  

Entschließt man sich beispielsweise ein neues Auto zu kaufen, ist es für jeden selbstverständlich sich über das Auto zu informieren, es zu inspizieren und dann einzusteigen und eine Probefahrt zu machen. Nam Hoang Dong empfiehlt diese Vorgehensweise auch für den Kauf von Software. Denn hier ist es genauso wichtig, eine ‘Probefahrt’ zu machen. 

Als geeignetes Set-up lässt sich hierfür ein Hackathon verwenden. Ein Hackathon wird dafür verwendet, möglichst viele kreative Köpfe in kurzer Zeit zusammenzubringen und gemeinsam an innovativen Lösungen zu arbeiten. Dabei ist es wichtig verschiedene ERP-Anbieter einzuladen und nicht nur das Endergebnis der Anbieter zu betrachten, sondern ihnen während des Hackathons über die Schulter zu schauen und zu lernen, wie die Teams mit Änderungsvorschlägen umgehen oder wie sich die Kommunikation mit dem potentiellen Kunden verhält. 

Natürlich ist ein Hackathon ein vergleichsweise großer Aufwand, aber nach Dongs Aussage ist das Endergebnis auch für große Anbieter wie SAP ein aufschlussreicher und spannender Prozess. 

Lernen Sie Ihr System kennen und zu optimieren

Sollte man dann bei der SAP Strategie gelandet sein, was bedeutet ein sogenanntes Clean Core SAP ERP? 

Im Endeffekt möchte jede IT Abteilung ihre Teams glücklich machen. Allerdings haben sich die Anforderungen der Endnutzer, sowie der Markt und die Erwartungen in den letzten 10-15 Jahren gravierend weiterentwickelt. Infolgedessen stellen viele SAP-Führungskräfte fest, dass sich Änderungen nur schwer umsetzen lassen, weil die ursprünglichen Standards bereits ‘kaputt gespielt’ wurden. Wenn begonnen wird einen vorliegenden Standard abzuändern, hat man unweigerlich ein System, das schwer zu warten ist. Vielleicht, weil der SAP-Experte, der es pflegen soll, in einem anderen Projekt feststeckt, oder weil bestimmte Anforderungen nicht mehr berücksichtigt werden können, da man ja selbst begonnen hat, das System umzubauen.

Hinzu kommt, dass SAP eine große Landschaft ist und nicht alle Abteilungen die Kompetenz haben, zu unterscheiden, welcher Standard wirklich abgebildet werden kann und welche beginnen, durch Anpassungen einen eigenen 'Nicht-Standard' aufzubauen. 

Um ‘kaputt gespielte Systeme’ zu vermeiden und zu einem reinen Standard zurückzukehren, ist es am einfachsten, die SAP-Lösung wieder auf ihren Lösungsursprung zurückzuführen. Das heißt, sie wieder auf ihre ursprünglichen Aufgaben wie Warenwirtschaft, Finanzen, Rechnungswesen, Logistik usw. zu konzentrieren und alles, was darüber hinausgeht, durch andere Software oder sogenannte Business Layer abzubilden. Business Layer bedeuten, dass eine zusätzliche Schicht verwendet wird, die eine gewünschte Funktion abbildet, aber nicht im SAP-System selbst liegt. Auf diese Weise können individuelle Anpassungen in den Systemen der Unternehmen vorgenommen werden, aber die grundlegenden Standards bleiben als Basis erhalten. 

Auch SAP hat diese Idee für sinnvoll befunden und bietet selbst eine BTB (Business Technology Platform) an, die mit Zwischenschichten arbeitet und den Teams erlaubt, frei herumzuspielen und Anpassungen vorzunehmen, ohne den Grundkern ihres Systems zu verändern 

Einsatz der richtigen Mitarbeiter

Ein Problem an diesen Projekten sind die qualifizierten Arbeitskräfte. Wie bereits erwähnt, ist die Digitalisierung allgegenwärtig und alle Unternehmen wollen sich in diese Richtung bewegen und Spezialisten für ihr System einstellen. Das führt häufig dazu, dass für jedes Projekt, in dem SAP auch nur ansatzweise erwähnt wird, explizit SAP-Spezialisten herangezogen werden. Das verknappt den Markt ungemein. Es kommt vor, dass SAP-Spezialisten häufig z.B. mit der Konzeption und der Systemschulung beauftragt werden und sich nicht mehr auf ihr eigentliches technisches Know-how konzentrieren können. 

Stattdessen reicht es in vielen Fällen aus, eine Kernfokusgruppe im Unternehmen zu integrieren, die sich um komplexe Themen wie die Systempflege oder die Entwicklung eines sauberen Kernsystems kümmert. Alles, was darüber hinausgeht, kann oft viel einfacher und schneller an Unternehmensberater, Java-Spezialisten oder Fachleute mit Prozessverständnis übergeben werden.  Auf diese Weise kann die gesamte Breite des Marktes an Talenten genutzt und dem SAP-Fachkräftemangel aktiv begegnet werden. 


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