Julieta Varsano
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Verhandlungen in Krisenzeiten: Erkenntnisse von Experten

Verhandlungen in Krisenzeiten: Erkenntnisse von Experten

Steigende Inflation, instabile Wirtschaftslage, Entlassungen, Versorgungsengpässe... Die Liste geht noch weiter! Wenn Sie im Beschaffungswesen tätig sind oder einfach nur die Nachrichten verfolgen, wissen Sie, dass die aktuelle Situation alles andere als rosarot gefärbt ist, und auch die Prognosen für die kommenden Monate zeichnen kein optimistisches Bild. Wir haben uns daher gefragt, ob die Lage wirklich so düster ist oder ob es etwas gibt, was Beschaffungsleiter tun können, um sich auf Verhandlungen in Krisenzeiten vorzubereiten.

Um das herauszufinden, haben wir, unter anderen, einige der größten Beschaffungsleiter und Verhandlungsexperten eingeladen: Philipp Michel, Simon Wasserroth, Christopher Miadzel und Alejandro Basterrechea. Individuell gesehen sind ihr Fachwissen und ihre Fähigkeiten ein großer Vorteil, aber in Kombination ergeben sie ein unschlagbares Team! Deshalb setzten wir uns an einem gemütlichen Donnerstagabend im Lhotse-Büro zusammen und diskutierten einige der dringendsten Fragen zu Verhandlungen in schwierigen und unsicheren Zeiten.

Welches sind die größten Herausforderungen, die Sie heute im Einkauf sehen?

Christopher Miadzel ist Global Head of Procurement für den Geschäftsbereich Patient Care bei dem international agierenden Unternehmen Ottobock und kann mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Beschaffung in verschiedenen Branchen und Kategorien vorweisen. Seine Antwort auf die erste Frage des Abends lautete:

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"Die größte Herausforderung ist noch immer aktuell und hat bereits während der Covid begonnen: die Unsicherheit. Die Preise sind schwer vorhersehbar, und es ist schwierig zu wissen, wann ein Produkt verfügbar sein wird und die genauen Lieferzeiten zu kennen. Wegen der steigenden Kosten müssen die Unternehmen ihre Einnahmen erhöhen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es ist sehr schwer vorherzusagen, wann sich die Lage verbessern wird, was die Planung sehr schwierig macht.

 

 

"Derzeit stellen wir fest, dass die Länderorganisationen nicht in der Lage sind, genaue Angaben darüber zu machen, was auf ihren lokalen Märkten im nächsten Jahr passieren wird, was für die Finanzplanung Verhandlungen in meiner Funktion von entscheidender Bedeutung ist. Während sie normalerweise zumindest ungefähre Angaben machen können (z. B. unsere Verkaufspreise werden um ein paar Prozentpunkte steigen), herrscht jetzt große Unsicherheit über den Preisanstieg und - was noch wichtiger ist - darüber, wie lange diese Steigerungen anhalten werden."

"Daher werden Rückrechnungen der Ziele für die Beschaffungsabteilung und die Margenprognosen extrem komplex. Verschiedene Abteilungen warten auf Input von der Beschaffung, aber ihnen mehr Klarheit zu verschaffen, ist im Moment eine Herausforderung."

Simon Wasserroth, Principal bei TWS Partners, welcher sowohl deutsche als auch internationale Unternehmen seit mehreren Jahren bei strategischen Projekten unterstützt, stimmt dieser Aussage zu:

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"Es herrscht Unsicherheit auf so vielen Ebenen - man hört viele Geschichten über Kapazitätsengpässe, Inflation und Preisinstabilität. Plötzlich rufen die Lieferanten jeden Tag an und sagen, dass die Preise steigen, aber sie stehen auch selbst unter großem Druck. Man hat das Gefühl, dass niemand weiß, was im nächsten Jahr passieren wird, und jeder versucht, zwei komplexe Probleme zu lösen - zum einen die Brandbekämpfung im Moment, wenn man schnell reagieren muss, zum anderen strategische Entscheidungen für die Beschaffung in den nächsten zwei, drei oder sogar fünf Jahren, je nachdem, welche Art von langfristigen Kontakten man hat.

"Deshalb erfordert die Unsicherheit, die wir derzeit im Beschaffungswesen erleben, neue Ansätze und neue Methoden. Viele Jahre lang ging es nur um globale Beschaffung, Bündelung und Schaffung von Synergien. Jetzt sind Lokalisierung, Multi-Sourcing und Risikoverteilung von größter Bedeutung."

Alejandro Basterrechea, Head of Procurement Excellence and Corporate Services bei Zalando, ergänzt:

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"Jede Herausforderung ist eine Chance - man muss diese Herausforderung annehmen und das Beste daraus machen. Deshalb ist es jetzt an der Zeit, das Beschaffungsteam innerhalb des Unternehmens zu positionieren und einen festen Platz in der Organisation einzunehmen. In vielen Unternehmen war die Beschaffung einfach Teil der Finanzabteilung, während sie jetzt die Budget Diskussionen anführt. Krisenzeit ist Beschaffungszeit!"

 

Wie kann man bei Verhandlungen das richtige Gleichgewicht zwischen dem Aufbau von Partnerschaften und der Erfüllung von Preisvorgaben finden, ohne Brücken zu zerstören?

Philipp Michel, welcher über eine mehr als 20-jährige Erfahrung in den Bereichen Vertrieb, Handel und Verhandlung verfügt, beantwortet diese Frage wie folgt: 

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"Die Macht liegt nicht mehr bei den Lieferanten. Daher müssen Unternehmen ihre Strategie überdenken und das richtige Gleichgewicht zwischen kurz- und langfristiger Planung finden. Nutzen Sie beispielsweise Verhandlungen, um heute eine Preissenkung durchzusetzen, oder betrachten Sie das Gesamtbild, um sicherzustellen, dass sowohl Sie als auch der Lieferant wieder an einem Tisch sitzen?"

 

"Das erste, was Sie bei Verhandlungen verstehen müssen, ist, wie wichtig die Beziehung ist. Bei einigen Lieferanten sind Sie in hohem Maße von ihnen abhängig und müssen eine langfristige Beziehung sicherstellen, weil Ihr Unternehmen ohne sie nicht funktionieren kann. In anderen Fällen haben Sie vielleicht eine größere Auswahl an Lieferanten, die Sie problemlos austauschen können."

"Ein großer Fehler, den viele Unternehmen bei Verhandlungen machen, ist, dass sie nicht agil oder schnell genug reagieren können, weil ihre Aufbau- und Verhandlungsprozesse zu komplex sind. Es ist nicht klar, wer, wie und wann Entscheidungen trifft, welche Vereinbarungen getroffen werden können und wann man sich zurückziehen muss."

"Auch wenn sich die Rahmenbedingungen stark verändert haben, sind die Grundprinzipien der Verhandlungsführung immer dieselben - man muss lediglich sein Verhalten an die jeweilige Situation anpassen. Zu viele Unternehmensleiter verstehen die Verhandlungsgrundsätze nicht, aber auch wenn sich das Umfeld ändert, bleiben diese Grundsätze gleich. Das war vor 10 Jahren so, das war auch vor 100 Jahren so. Der Unterschied besteht jetzt darin, dass einige dieser Verhandlungen plötzlich enorme, kritische Auswirkungen auf den Erfolg des Unternehmens haben. Die Beschaffungsorganisationen müssen sich anpassen und schnell handeln, denn je größer und komplexer ein Unternehmen wird, desto schwieriger wird alles."

Simon Wasserroth fügt hinzu: 

"Alle stehen jetzt unter dem zusätzlichen Druck steigender Preise und Inflation und müssen daher ihre Verträge neu verhandeln. Ich habe jedoch erlebt, dass Unternehmen mit diesem Druck umgehen, indem sie sich zu sehr langfristigen Verträgen verpflichten, da dies in vielen Situationen ihr größter Verhandlungshebel ist. Die Unternehmen müssen jedoch aufpassen, dass sie nicht in die Falle tappen und den langfristigen Erfolg ihres Unternehmens gefährden, nur um sich die Preise für das nächste Jahr zu sichern."

Darauf ging Christopher Miadzel wie folgt ein:

"Es könnte sein, dass das Angebot eines langfristigen Vertrags eine gute oder eine schlechte Entscheidung ist, aber das kann man heute nicht mit Sicherheit sagen. Zum ersten Mal erleben wir, dass Lieferanten auf das Unternehmen zukommen, um ihre Preise zu rechtfertigen, statt dass die Beschaffungsabteilung an die Tür klopft und die Leute anspricht. Zum ersten Mal seit langer Zeit erhalten die Lieferanten eine Mitteilung, in der sie aufgefordert werden, ihre Preise für das nächste Jahr zu rechtfertigen. Jetzt sind sie am Zug und müssen erklären, warum ihre Kosten steigen und was sie tun, um dies zu verhindern.”

Setzen Sie angesichts der bevorstehenden Verabschiedung des Supply Chain Act ESG-Kriterien in Ihren Verhandlungen mit Lieferanten ein?

Darauf reagiert Simon Wasserroth schnell:

"ESG ist ein sehr komplexes und vielschichtiges Thema. Die erste Frage ist immer die nach der Umsetzung - warum wollen Sie ESG-Themen integrieren? Zunächst müssen Sie die regulatorischen Anforderungen beachten. Dann hängt es davon ab, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist - für einige Branchen sind ESG-Themen (insbesondere die Reduzierung von Kohlenstoff) aufgrund des Emissionshandels sehr kommerzielle Themen. Die Reduzierung von Kohlenstoff (bei Ihnen selbst, aber auch in Ihrer Lieferkette) wird nicht zu einem weichen ESG-Thema, sondern zu einem echten Kostenfaktor. In einem Emissionshandelssystem ist Kohlenstoff gleichbedeutend mit Kosten, denn wenn man ihn nicht reduziert, muss man Zertifikate kaufen. Plötzlich verhandeln Sie mit Ihren Lieferanten nicht mehr über Kosten, Lieferzeiten oder Qualität, sondern haben eine weitere Variable in der Gleichung: die Reduzierung des Kohlenstoffs."

Auch Christopher Miadzhel teilt seine Sichtweise: 

"Wir fragen unsere Lieferanten proaktiv, was sie tun, um dem Supply Chain Act zu entsprechen. Für viele von ihnen ist dies nur ein Randthema, sodass sie sich Sorgen machen, weil die Unternehmen dabei sind, ein Lieferantenbewertungssystem einzuführen, bei dem die ESG-Compliance eine Rolle spielen wird. Das verschafft den Unternehmen bei Verhandlungen mit Zulieferern definitiv ein zusätzliches Druckmittel".

Alejandro Basterrechea stellt daraufhin klar: 

"ESG kann viele Dinge bedeuten. Für bestimmte Lieferanten, zum Beispiel in der Logistik, ist die CO2-Reduzierung entscheidend. Für Unternehmen, bei denen Energie eine wichtige Rolle spielt, wird grüne oder erneuerbare Energie immer wichtiger. Bei arbeitsintensiven Rohstoffen oder Kategorien spielen die Menschenrechte eine größere Rolle. Einige Unternehmen unterteilen ihren Lieferantenstamm in diese Kernelemente und wenden einen datengesteuerten Prozess an, um sie zu bewerten, das Risiko zu untersuchen und Maßnahmen zu ergreifen. Die richtige Infrastruktur und Einrichtung im Unternehmen ist jedoch entscheidend, um dieses Ziel zu erreichen".

Wie stellt man den Erfolg bei Verhandlungen sicher?

Bei dieser Frage ist Philipp Michel tonangebend:

"Um bei Verhandlungen im Beschaffungswesen (und insgesamt) erfolgreich zu sein, müssen Sie die folgenden Elemente kombinieren:

  • Die richtige Einstellung und die richtigen Fähigkeiten zum Verhandeln haben, 
  • die richtigen Daten zur richtigen Zeit für den Verhandlungsführer zur Verfügung haben
  • Und Sie müssen über eine ausreichende Entscheidungsgewalt verfügen 

Verhandlungen sind ein sehr komplexer Prozess, und Sie müssen Ihren Verhandlungsführern die richtige Schulung zukommen lassen, Ihre Daten unter Kontrolle haben, um schnelle Entscheidungen treffen zu können, und Sie müssen die Befugnis haben, Verpflichtungen und Konsequenzen festzulegen. Wenn Sie ein Zentrum für Verhandlungskompetenz haben, das alle drei Elemente kontrolliert, können Sie schnell handeln und viele unnötige Silos beseitigen. Hier geht es darum, Verhandlungen zu moderieren und zu steuern, das große Ganze im Blick zu haben und den Rahmen für die Verhandlungsführung zu setzen - nur so kann ein Unternehmen die Geschwindigkeit haben, erfolgreiche Strategien und Entscheidungen umzusetzen."

"Mindset, richtige Daten und Entschiedungsgewalt. Nur wenn man alle drei beherrscht, kann man in Verhandlungen agil und erfolgreich sein."

Simon fasst die letzte Antwort des Panel Talks noch einmal zusammen: 

"Unternehmensführung muss in der Organisation verankert sein. Und das Wichtigste: Sie brauchen Engagement. Wenn Sie als Einkaufsorganisation das Mandat haben und die Organisation sich für das Geschäft, das Sie verhandeln, einsetzt, haben Sie im Grunde das größte Hindernis beseitigt. Wenn Sie dem Beschaffungsteam das Mandat erteilen, sind Sie nicht mehr nur ein Dienstleister mit internen Kunden, sondern Sie sind jetzt die Treiber. Deshalb ist Engagement unerlässlich - es ist ein großer Paradigmenwechsel."

Zusammenfassung 

Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Erkenntnisse aus der Diskussion zum Thema "Verhandlungen in Krisenzeiten":

  • Die größten Herausforderungen aktuell im Einkauf sind: Unsicherheit und Unvorhersehbarkeit.  Dies bezieht sich vor allem auf Kapazitäten, Folgen der Inflation und die Preisinstabilität. 
  • Das schaffen von Transparenz und Klarheit wird für die Beschaffungsabteilung immer komplexer.
  • Unternehmen müssen ihre Strategie überdenken und das richtige Gleichgewicht zwischen kurz- und langfristiger Planung finden. Auf der anderen Seite müssen Beschaffungsorganisationen sich anpassen und schnell handeln können. 
  • Um bei Verhandlungen erfolgreich zu sein, müssen folgende Elemente kombiniert werden: Die richtige Mentalität, eine hinreichende Anzahl an Daten und die richtige Art von Daten sowie die Entscheidungsgewalt der Organisation, um eine schnelle Entscheidungsfindung zu ermöglichen

Es ist klar: Jetzt ist es an der Zeit, das Beschaffungsteam stärker als bisher im Unternehmen zu positionieren und es zu einem wesentlichen Bestandteil der Organisation zu machen. Die Beschaffung kann und wird eine immer größere Bedeutung für den Gesamterfolg des Unternehmens haben und kann durch den Einsatz unterstützender Technologien immer noch weiter optimiert werden. 

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