Lhotse als Partner: Die geheime Einkaufs-Waffe von FUNKE

Die FUNKE Mediengruppe steht unter dem Motto "Leidenschaft für Journalismus" und genau dafür ist sie bekannt. Seit der Gründung im Jahr 1948 ist die FUNKE Mediengruppe mit ihren mittlerweile 1.500 Journalisten und 4.500 Medienträgern, die alle das gleiche Engagement und die Begeisterung für Nachrichten, Medien und Kreativität teilen, ein Vorreiter. Um ihre Einkaufsprozesse zu optimieren, entschied sich FUNKE für eine Partnerschaft mit Lhotse (und hat nie zurückgeblickt!).

Die Story: Lhotse x FUNKE

Wir haben uns mit Moritz Vogt, Head of Digitalisation and Strategy in Procurement bei FUNKE, zusammengesetzt, um über die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft der Einkäufe des Unternehmens zu sprechen und darüber, wie die Partnerschaft mit Lhotse ihnen auf diesem Weg geholfen hat.

Moritz ist verantwortlich für die Definition der Einkaufsstrategie und die Implementierung innovativer eProcurement-Technologien für die gesamte FUNKE Gruppe. Seine Leidenschaft für die Arbeit bei FUNKE rührt daher, dass er Teil eines Medienunternehmens ist, das bei vielen sozialen und politischen Themen an vorderster Front steht. Außerdem hat er die einzigartige Möglichkeit, eine neue und frische digitale Landschaft bei FUNKE aufzubauen und neue Einkaufsprozesse von Grund auf zu definieren und voranzutreiben.

Wir wollten herausfinden, wo die größten Herausforderungen für FUNKE lagen, bevor die Zusammenarbeit mit Lhotse begann.

Moritz erzählte uns eine Geschichte, die wir viel zu oft hören: Das Einkaufsteam stand vor vielen Hindernissen, insbesondere wegen der vielen manuellen Arbeiten, die die Einkäufer erledigen mussten. Fehlende Kapazitäten verschlimmerten die Situation und führten zu Engpässen. Das bedeutete, dass die Einkäufer viele spezifische Bestellanforderungen manuell bearbeiten mussten, ohne dass es einen klaren Prozess gab - dies war ein Prozessschritt, den sie bei der Verwendung von SAP erledigen mussten und der als "die Norm" akzeptiert wurde.

Der ‘Aha’ Moment

Moritz hörte das erste Mal von Lhotse auf dem Procurement Summit 2019, als er spontan zwei unserer Mitgründer, Henning Hatje und Can Akin, traf, die ihm eine erste Version der Lhotse-App zeigten. Nach einer Demo haben wir gemeinsam ein Pilotprojekt gestartet und Lhotse in die Prozesse und Systeme von FUNKE integriert.

Das Ergebnis?

1. Zeiteinsparungen von 76% [1]
2. Bis zu 3x mehr Lieferantenangebote
3. Endgültige Angebote mit bis zu 20% niedrigeren Preisen [2]

[1] Durchschnittswert aller Ausschreibungen. [2] Verglichen mit dem Durchschnitt aller eingeholten Angebote.

Arbeiten mit Lhotse: Start-up vs. Konzern

Wir waren neugierig, ob es etwas gab, das FUNKE davon abhielt, eine Partnerschaft mit Lhotse einzugehen - schließlich ziehen es viele große Unternehmen vor, mit anderen Konzernen zusammenzuarbeiten, und nicht mit Start-ups.

Für Moritz war die Zusammenarbeit mit einem Start-up tatsächlich ein Pluspunkt, da es im Vergleich zu anderen größeren Unternehmen flexibler war und kürzere Umsetzungsfristen hatte. Außerdem erhielten sie dadurch Zugang zu einem innovativen Produkt, das Probleme löste, die mit herkömmlicher Beschaffungssoftware zu diesem Zeitpunkt nicht lösbar war.

Darüber hinaus konnte FUNKE direkt mit den Entwicklern der Lhotse-App Ideen diskutieren und brainstormen - etwas, wozu man selten Gelegenheit hat, wenn der Kunde nur einer unter Hunderten ist. Das Team von Lhotse reiste zum Beispiel nach Essen, um einen persönlichen Hackathon mit FUNKEs Team von operativen Einkäufern zu veranstalten, um die täglichen Herausforderungen zu besprechen und eine Funktion zu entwickeln, die diese Probleme löst.

Das Ergebnis ist der neue Lhotse Dash Button (ein Browser-Plugin für das Einkaufsteam, mit dem es noch einfacher ist, Bestellanforderungen zu erstellen und zu erfüllen), den Moritz als seine Lieblingsfunktion der App bezeichnete.

Einkaufsprozesse mit Lhotse ‘superchargen’

Wie sieht nun die Zusammenarbeit mit Lhotse aus?

FUNKE startete im März 2020 ein Pilotprojekt mit Lhotse. Seitdem wurde die Lhotse App in die internen Prozesse des Unternehmens integriert und wird heute erfolgreich im Alltag eingesetzt.

“Der Onboarding-Prozess mit Lhotse war schnell und einfach, ohne lange Vorlaufzeiten oder komplizierte Schulungen.”

Aus technischer Sicht war Moritz sehr beeindruckt von der benutzerfreundlichen Oberfläche von Lhotse, die es auch normalen Geschäftsanwendern (die keine Einkaufsexperten sind) leicht macht, die App zu nutzen, ohne dass eine Schulung erforderlich ist.

Moritz erzählte, dass die Zusammenarbeit mit Lhotse seinem Team Zugang zur Start-up-Kultur mit kreativen Problemlösungen und offener Kommunikation verschaffte.

Die Top-Tipps für neue Lhotse-Kunden

Moritz teilte seine Top-Tipps für neue Lhotse-Kunden - Nummer eins ist "think outside the box"! Der Einkauf ist eine sehr prozesslastige Branche, aber nur weil etwas seit langem auf die gleiche Art und Weise gemacht wird, heißt das nicht, dass es keine anderen, besseren Optionen gibt.

Zweitens: "Verlassen Sie sich auf die Technologie". Digitalisierung und Innovation werden im Einkauf von der Technologie vorangetrieben, also probieren Sie verschiedene Tools und Funktionen aus, um Engpässe zu automatisieren und zu beseitigen. Moritz stand beispielsweise der Automatisierung anfangs kritisch gegenüber, da er keinen Anwendungsfall sah, der bei FUNKE funktionieren könnte. Mit Lhotse gelang es ihnen jedoch, den gesamten Bestellprozess für Drucksachen zu automatisieren. Statt einer Person, die sich um die Verwaltung der Anforderungen und die manuelle Suche nach Lieferanten kümmert, haben sie nun den gesamten Prozess automatisiert und damit ihre (ohnehin schon recht begrenzten) Kapazitäten für komplexere Projekte verfügbar gemacht.

Moritz' wichtigster Ratschlag ist jedoch folgender:

“Atmen Sie die fantastische Kultur und den Teamgeist von Lhotse tief ein!”

Für Moritz hat die Zusammenarbeit mit dem Lhotse-Team viele positive Veränderungen in der Einkaufsabteilung bewirkt. Eine echte Partnerschaft kann nur funktionieren, wenn die Werte übereinstimmen. Wenn man auf der gleichen Wellenlänge arbeitet, ist die Zusammenarbeit ein Kinderspiel.

Wie sieht die Zukunft der Einkaufsabteilung aus?

Moritz glaubt, dass die Erwartungen an kürzere Liefer- und Bearbeitungszeiten schnell steigen werden. Die Menschen haben sich im Privatleben an das Amazon-Modell und 24-Stunden-Lieferungen gewöhnt, warum sollten sie das nicht auch im Berufsleben erwarten? Die Unternehmen müssen einen Weg finden, um schnelle Lieferung, niedrigere Kosten und gute Qualität miteinander zu verbinden, aber die herkömmliche Methode funktioniert nicht mehr. Deshalb, so Moritz, werden Technologie und neue Tools die Einkaufsbranche umkrempeln und Innovationen in einem Ausmaß hervorbringen, wie wir es bisher nicht erlebt haben.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Lhotse Ihnen helfen kann, Ihre Beschaffungsprozesse zu verbessern, buchen Sie noch heute eine Demo mit uns!

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