Risikomanagement in der Beschaffung: Wer den Erfolg nicht plant, plant den Misserfolg

Die Lieferkette ist im Wandel. Die Beschaffung ist nicht mehr nur ein Prozess, der auf Kosteneinsparungen beruht, sondern entwickelt sich weiter, auch dank der weltweiten Pandemie. Covid-19 hat viele Unterbrechungen der Lieferkette mit sich gebracht, was die dringende Notwendigkeit eines Risikomanagements und einer Risikominderung deutlich macht. Doch was genau beinhaltet das Risikomanagement und wie kann es wirksam umgesetzt werden?

Was ist Risikomanagement?

Risiken sind interne oder externe Ereignisse, die sowohl hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit als auch ihrer Auswirkungen ungewiss sind. Diese Ereignisse können sich auch auf "verzögerte Auswirkungen" beziehen, die in der Vergangenheit eingetreten sind, aber noch nicht ausgeführt wurden. Einfach ausgedrückt, ist Risikomanagement der Prozess der Vermeidung oder Minimierung der Auswirkungen von Ereignissen, die die Arbeitsweise Ihres Unternehmens beeinträchtigen könnten.

Aber wie ist die Beziehung zur Beschaffung?

Beim Risikomanagement im Beschaffungswesen geht es darum, diese Risiken zu erkennen, zu verstehen und zu bewerten, um mögliche Unterbrechungen der Lieferkette abzumildern. Diese Risiken können in Form von verspäteten Lieferungen oder Qualitätsproblemen auftreten. Obwohl die effektivste Art des Risikomanagements darin besteht, potenzielle Bedrohungen zu umgehen und zu beseitigen, gibt es kein völlig risikofreies Unternehmen.

Die Bedeutung von Risikomanagement in der Beschaffung 

Das Risikomanagement ist aufgrund seiner weitreichenden Auswirkungen auf viele Aspekte des Beschaffungsprozesses von großer Bedeutung. Die Umsetzung gut durchdachter Risikomanagement- und Risikominderungsstrategien sorgt nicht nur dafür, dass Lieferantengeschäfte erfolgreicher verlaufen, sondern trägt auch zu Kosteneinsparungen bei.

Wir haben uns mit Stefan Wiemers, Experte für digitales Liefferken Risikomanagement bei targetP!, zusammengesetzt, um das Thema Risikomanagement in der Beschaffung weiter zu diskutieren. Unsere Hauptfrage Frage an Stefan war: "Warum ist Risikomanagement in der Beschaffung so wichtig?". Hier ist seine Antwort darauf:

"Die oberste Priorität einer Risikomanagementstrategie für die Lieferkette ist es, Risiken zu vermeiden und professionell zu reduzieren. Der Schutz von Finanzen und Vermögenswerten bei gleichzeitiger Schaffung eines Wettbewerbsvorteils muss ganz oben auf der Prioritätenliste jedes CPO stehen."

Eine wirksame Risikomanagementstrategie hat unter anderem die folgenden positiven Auswirkungen auf eine Organisation:

• Sicherstellung eines verantwortungsvollen Umgangs mit Ressourcen
• Verbessert die Beziehungen zu Lieferanten und den Kundenservice im Allgemeinen
• Förderung einer Innovationskultur
• Reduziert die rechtliche Haftung des Unternehmens
• Hilft bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften

Die finanziellen Folgen von schlechtem Risikomanagement können sehr groß sein. So hätten beispielsweise Ford, General Motors, Nissan und FCA US Berichten zufolge 2 Billionen Dollar einsparen können, wenn sie bessere Zulieferer ausgewählt hätten (Barrios, 2022).

“Der Verlust von Einnahmen verändert die Denkweise der Unternehmensleitung und eröffnet den Zugang zu einem größeren Risikomanagement Budget in der Lieferkette. Die letzten Jahre haben maßgeblich zu einer neuen Wahrnehmung der Beschaffung in Unternehmen beigetragen. Sowohl als ein Werttreiber als auch als Krisenmanager." - Stefan Wiemers, Experte für digitales Liefferken Risikomanagement bei targetP!

Die Gefahren entlang Ihrer Lieferkette…

Es liegt auf der Hand, dass die Risikominderung für Beschaffungs Fachleute eine hohe Priorität hat, aber um diese Strategien gut umzusetzen, müssen die Risiken zunächst verstanden werden. Unternehmen müssen alle möglichen Risiken identifizieren, wenn sie ihre Organisation passend absichern wollen. 

Diese Risiken lassen sich in vier mögliche Kategorien einteilen: 

Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) Finanziell Operative Strategisch

Beispiele für diese Arten von Risiken finden Sie im nachstehenden Diagramm.

Abbildung 1: Arten von Risiken in der Lieferkette

Potenzielle soziale, ethische und ökologische Compliance-Risiken haben weitreichende Auswirkungen. Dazu gehören Fragen der Nachhaltigkeit, die für Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnen, sowie Menschenrechtsverletzungen.

Zu den finanziellen Risiken können verschiedene externe Faktoren gehören, wie ungünstige Wechselkurse oder die Kosten der Instabilität und des Konkurses von Lieferanten. Risiken können sich aber auch intern in der Lieferkette manifestieren, wenn Budgets überschritten oder eingeschränkt werden. All diese Faktoren können weitreichende Auswirkungen auf die Handels- und Beschaffungsprozesse haben.

Stefan Wiemers, Experte für digitales Supply-Chain-Risikomanagement bei targetP! stellt in Bezug auf die externen Risiken, denen Beschaffungsorganisationen ausgesetzt sind, fest...

"Die wichtigsten Risiken sind die globale Unsicherheit in Geopolitik und Wirtschaft und die Änderung nationaler Gesetze, insbesondere des “Lieferkettengesetzes” [...] Wir mussten lernen, mit allgemeinen Katastrophen und Krisen umzugehen, wie dem Tsunami in Neuseeland, den Erdbeben in Japan, dem Brexit, Covid-19, der Halbleiterknappheit, dem Krieg in der Ukraine und vielen anderen." 

Es ist also klar: Faktoren, die sich negativ auf Lieferketten auswirken könnten, treten ständig auf, was die Bedeutung wirksamer Risikomanagementstrategien für die Beschaffung verdeutlicht.

Risikomanagement im Beschaffungswesen: Schritte für eine erfolgreiche Durchführung 

Es ist sehr wichtig, dass das Risikomanagement nicht als statischer Prozess, sondern als kontinuierlicher Prozess betrachtet wird. Im Wesentlichen besteht das Risikomanagement aus Identifizierung, Analyse, Minderung, Planung und kontinuierlicher Überwachung. Unternehmen sollten regelmäßig Risikobewertungen durchführen, um Risiken für ihre Lieferketten abzuwenden und sicherzustellen, dass sie im Krisenfall angemessen vorbereitet sind.

"Groß denken, agil beginnen, schnell und effektiv sein vom ersten Tag an. Risikominderung ist eine Reise und kann nicht über Nacht umgesetzt werden. Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen ein Bewusstsein für Lieferkettenrisiken und entwickeln Sie es schrittweise" - Stefan Wiemers, Experte für digitales Lieferketten-Risikomanagement bei targetP!

1. Analyse der Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Zunächst sollte eine umfassende Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Ihre Beschaffungsabteilung genau weiß, welche Waren oder Dienstleistungen benötigt werden, wer sie braucht, wann und auch warum. Diese Analyse sollte vollständig dokumentiert werden und ein gutes Verständnis der Kunden-, Auftraggeber- und Lieferantenbedürfnisse beinhalten.

Während des Bedarfsermittlungsprozesses ist es wichtig, dass der Bedarf weder zu hoch noch zu niedrig angesetzt wird und dass realistische Zeitpläne vorgeschlagen werden. Ebenso müssen die Anforderungen klar definiert und ein genaues Budget vorgeschlagen werden. Eine fehlerhafte Bedarfsanalyse und -prognose kann im Nachhinein zu einer Vielzahl von Problemen führen. So kann beispielsweise ein Lieferant ausgewählt werden, der zu teuer ist, oder es wird eine zu große Menge eines Produkts bestellt. Wir empfehlen daher, Stefans Rat zu befolgen:

"Führen Sie eine Bewertung der Risikobereitschaft durch, um Ihren Status quo in Bezug auf Risikokultur, -verständnis, -steuerung, -prozesse und interne Zusammenarbeit zu analysieren. Leiten Sie Ihre Projekt-Roadmap für ein umfassendes und proaktives Supply Chain Risk Management (SCRM) ab." - Stefan Wiemers, Experte für digitales Risikomanagement in der Lieferkette bei targetP!

2. Wählen Sie die richtigen Lieferanten

Die Auswahl der richtigen Lieferanten ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die eine Beschaffungsabteilung im Hinblick auf das Risikomanagement treffen kann. Erst wenn die Lieferanten gründlich recherchiert wurden, kann ihre Leistungsfähigkeit gewährleistet werden. Zu diesem Zweck ist es wichtig, eine leicht verständliche und leicht zugängliche Methode zur Lieferantenbewertung einzuführen. 

Andernfalls riskieren Unternehmen ihren guten Ruf. So sah sich beispielsweise der britische Einzelhändler Boohoo kürzlich gezwungen, die Zahl seiner Lieferanten von 500 auf 100 zu reduzieren, nachdem aufgedeckt worden war, dass die Arbeiter in den Fabriken nur 3,50 £ pro Stunde erhielten (Sillars, 2021). Dies hatte zur Folge, dass der Aktienkurs des Unternehmens um 1 Milliarde Pfund fiel. Auch die Unternehmen Uniqlo und ASOS sahen sich aufgrund der schlechten Auswahl ihrer Zulieferer heftigen Reaktionen ausgesetzt. Im Jahr 2016 wurde aufgedeckt, dass siebenjährige Kinder in ihren türkischen Fabriken 60 Stunden pro Woche beschäftigt wurden (Hutchison, 2016), was den Ruf des Unternehmens schwer schädigte und zu erheblichen finanziellen Verlusten führte.

Die falsche Auswahl von Lieferanten wirkt sich nachteilig auf die Beschaffung aus, wenn es um Verzögerungen und Kosten geht. Aber wussten Sie, dass dies auch schwerwiegende ESG-Folgen haben kann?

Um Verstöße zu vermeiden, sollte ein Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ESG-Kriterien in der gesamten Organisation zu verankern, nicht nur in der Beschaffung. Dazu sind jedoch eine sorgfältige Analyse der Lieferanten und eine gründliche Überprüfung der Auswirkungen von ESG auf die Beschaffungsprozesse erforderlich.

Bei Lhotse haben wir beschlossen, den Prozess der Suche nach nachhaltigen Lieferanten zu vereinfachen. Während manuelle Prozesse die Beschaffungsteams mit einem Mangel an vergleichbaren Daten zurücklassen, ermöglicht Lhotse Transparenz sowie eine einfache Auswahl nachhaltiger oder regionaler Lieferanten. Um mehr über ESG-Compliance zu erfahren und darüber, wie Beschaffungsleiter Nachhaltigkeit in ihren Lieferketten fördern können, lesen Sie [unseren Artikel] (https://www.lhotse.de/de/blog/sustainability-in-procurement-esg-compliance-for-a-more-resillient-supply-chain). 

3.  Effizientes Management von Verträgen und Lieferantenbeziehungen

Wenn der Prozess des Vertragsmanagements vernachlässigt wird, können Verträge sowohl nicht ausgeführt als auch nicht geprüft werden, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt. Um ein effizientes Vertragsmanagement zu gewährleisten, sollten die Verantwortlichen für das Beschaffungswesen den Prozess regelmäßig auf Fehler überprüfen und eine effektive Verwaltung und Kommunikation sicherstellen.

Ein organisiertes Management der Lieferantenbeziehungen ist ebenso wichtig. Externe Prozesse können im Gegensatz zu internen Prozessen viel schwieriger zu steuern sein. Verzögerungen, die in Lieferketten häufig auftreten, können durch eine ordnungsgemäße Nachverfolgung vergangener und aktueller Lieferantenunterlagen, sowie durch die Gewährleistung günstiger Vertragsbedingungen und die Aufrechterhaltung einer konstanten Beziehung, insbesondere in Krisenzeiten, verringert werden.

4. Kontinuierliche Analyse möglicher Unterbrechungen der Lieferkette

Wenn das Risikomanagement als fortlaufender, kontinuierlicher Prozess behandelt wird, sind schnelle Reaktionszeiten in Krisenzeiten gewährleistet, was derzeit nur allzu häufig vorkommt. In Realität werden Unterbrechungen immer passieren, können jedoch durch adäquate Planung umgangen werden. Wenn das Risikomanagement als fortlaufender, kontinuierlicher Prozess behandelt wird, sind schnelle Reaktionszeiten in Krisenzeiten gewährleistet, was derzeit nur allzu häufig vorkommt.

Um Risikomanagementprozesse kontinuierlich zu überwachen, muss auch deren Effektivität bewertet werden, schließlich können auch gut durchdachte Pläne Schwachstellen aufweisen. Eine regelmäßige Evaluierung ist daher wichtig, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Die Digitalisierung der Beschaffung ermöglicht einen einfacheren Evaluierungsprozess durch Transparenz und ermöglicht eine einfache Kontrolle des laufenden Risikomanagementprozesses.

Fragen, die zu berücksichtigen sind:

Verfügt Ihr Unternehmen über eine solide Risikomanagementstrategie und angemessene Protokolle? Finden Sie es heraus, indem Sie die folgenden Fragen beantworten...  

Haben Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Lieferkette und die von Ihnen eingesetzten Lieferanten? Betrachten Sie das Risikomanagement als einen kontinuierlichen Prozess und nicht als einen statischen, indem Sie die Leistung Ihrer Lieferanten regelmäßig überwachen? Sind Sie sich darüber im Klaren, wie sich die Gesetzgebung, z. B. die im [Lieferkettengesetz] (https://www.lhotse.de/de/blog/supply-chain-act-do-not-neglect-the-non-strategic-suppliers) veröffentlichten neuen ESG-Vorschriften, auf Ihr Unternehmen auswirken werden? Sind Sie zuversichtlich, dass Sie schnell und effizient auf Störungen in Ihrer Lieferkette reagieren können, ohne den Rest Ihres Unternehmens zu beeinträchtigen?

Lautet die Antwort auf eine dieser Fragen "Nein", ist Ihre Lieferkette möglicherweise gefährdet. Hier ist ein Werkzeug, das helfen kann: Künstliche Intelligenz.

AI-Lösungen sorgen für Transparenz in Ihren Beschaffungsabläufen und helfen Ihnen, die Zuverlässigkeit Ihrer Lieferanten besser zu verstehen. Mithilfe von [AI-Software] (https://www.lhotse.de/de/blog/supplier-mapping-how-your-company-can-use-AI-to-find-the-best-suppliers) kann Ihr Unternehmen alles erkennen, von der Frage, ob ein Interessenkonflikt bei Ihrem Lieferanten besteht, bis hin zur Frage, ob seine ethischen Grundsätze mit denen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

"Die Verbindung der "digitalen und der nicht-digitalen Welt" ist der effektivste Weg, um ein wertschöpfendes SCRM zu betreiben, und es ist der einzige Weg, um Resilienz zu fördern! Technologiegestütztes Risikomanagement erhöht die Agilität, um Risiken schneller abzumildern, zu identifizieren, zu bewerten und zu vermeiden." Stefan Wiemers, Digital Supply Chain Risk Management. Experte bei targetP!

Zusammenfassung

Im Falle der Beschaffung schützt Unwissenheit wirklich nicht vor Strafe. Die Unkenntnis von Beschaffungsrisiken ist nicht nur für die Beschaffungsteams gefährlich, sondern auch für die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Versprechen gegenüber den Kunden einzuhalten.

Während sich Faktoren, die sich auf die Lieferketten auswirken, wie z. B. eine weltweite Pandemie, nur schwer vorhersagen lassen, kann die Wahrscheinlichkeit, dass sich andere Risiken auf Ihr Unternehmen auswirken (z. B. Betrug, mangelnde Compliance und ethische Beschaffung), durch wirksame Strategien zur Risikominderung verringert werden. Jedoch können sich Unternehmen auf Probleme wie eine schlechte Lieferantenleistung oder Preisinstabilität besser vorbereiten, indem sie dem Risikomanagement eine hohe Priorität zugestehen.

Durch den Einsatz von KI-Softwarelösungen wie Lhotse können Unternehmen manuelle Arbeiten aus den Risikomanagementprozessen entfernen und so die Effizienz steigern. Ein datengestütztes Risikomanagement bietet zudem den Vorteil, dass die Auswahl von Lieferanten verbessert und die Einhaltung von z. B. ESG-Vorschriften transparenter gemacht wird.

Bibliografie

Barrios, K. (o. D.). Play Nice: What is the Cost of Poor Supplier Relationships? https://www.xeneta.com/blog/what-is-the-cost-of-poor-supplier-relationships

Hutchison, C. (2016, 20. Oktober). Uniqlo criticised for supply chain failures that left vulnerable staff out of work. Evening Standard. https://www.standard.co.uk/business/uniqlo-criticised-for-supply-chain-failures-that-left-vulnerable-staff-out-of-work-a3374441.html

Sillars, J. (2021, 25. März). Boohoo cuts hundreds of suppliers to fashion new future after factory scandal. Sky News. https://news.sky.com/story/boohoo-cuts-hundreds-of-suppliers-to-fashion-new-future-after-factory-scandal-12256064