Henning Hatje
Henning Hatje

Die entscheidende Rolle von Software im Kampf gegen die Vernachlässigung der taktischen Beschaffung

Die entscheidende Rolle von Software im Kampf gegen die Vernachlässigung der taktischen Beschaffung

Fast alle Unternehmen haben die Bedeutung einer guten strategischen Beschaffungsstrategie erkannt. Daher konzentrieren sich die Beschaffungsabteilungen zu Recht darauf, diese zu optimieren. Niemand verkennt die Schlüsselrolle, die die strategischen Ausgaben für die Interessen der Stakeholder spielen. Dennoch haben die Unternehmen das ungenutzte Potenzial, das die Optimierung der taktischen Beschaffung bietet, noch nicht erkannt. Die Gründe für die Depriorisierung der taktischen Ausgaben sind unterschiedlich, aber die Vernachlässigung ist allgegenwärtig.

Depriorisierung, wo massives Potenzial vorhanden ist

Die indirekten Ausgaben (zu denen auch die taktischen Ausgaben gehören) sind seit 2011 weltweit um durchschnittlich 7 % pro Jahr gestiegen [1]. Dieses explosive Wachstum in Verbindung mit massiven Sprüngen in der Digitalisierung könnte zu weitreichenden Einsparungen in den Abteilungen führen. Die Bilanzen zeigen jedoch keine solchen Sprünge. Laut McKinsey ist es schwierig, die genauen Gründe für diese Ineffizienz zu benennen; es lassen sich jedoch drei Hauptgründe nennen [1]. Die Aufsplitterung der Ausgaben auf verschiedene Geschäftsbereiche, Standorte und Kategorien macht es schwierig, unternehmensweite Ineffizienzen zu erkennen und zu realisieren. Darüber hinaus hindert der mangelnde Einfluss, den die Leiter der indirekten Beschaffung haben, sie daran, auf die richtigen Talente und Technologien zuzugreifen. Und schließlich fehlt es den meisten Unternehmen an geeigneten Mechanismen, um die Auswirkungen taktischer Einsparungen auf die Jahresabschlüsse zu überwachen und zu ermitteln. Alle potenziellen Lösungen für taktische Ausgaben dürfen diese drei Kernhindernisse nicht außer Acht lassen. Die digitale Transformation bietet einen Ausweg. Durch die erfolgreiche Integration taktischer Beschaffungsinstrumente können Unternehmen diese Hindernisse umgehen und einen spürbaren und direkten Einfluss auf das Endergebnis und andere Stakeholder-Ziele erzielen.

Eine objektiv unbestreitbare Realität

Ähnlich wie sich die Beschaffungsfunktion von einer bürokratischen Auftragsannahme zu einer Funktion entwickelt hat, die Spitzenkräfte erfordert, entwickeln sich auch die Beschaffungsinstrumente von analog zu automatisiert. Obwohl 76 % der CPOs der digitalen Transformation höchste Priorität einräumen [3], berichten nur 22 % der Einkaufsabteilungen, dass sie digitale Lösungen optimal und nachhaltig nutzen [2]. Die Einstellung ändert sich jedoch, was durch die Tatsache belegt wird, dass 2019 nur 56 % (im Vergleich zu den oben erwähnten 76 %) der CPOs die digitale Transformation als oberste Priorität angegeben haben [3]. Um die Beschaffungsprozesse von Unternehmen zu verändern, braucht es jedoch mehr als einen hohen Platz auf der Prioritätenliste. Die Implementierung der besten Softwarelösungen ist der Schlüssel zur Verwirklichung ihrer Ziele.

Arten von Softwarelösungen

Bei der Bewertung der Anforderungen von Unternehmen an die elektronische Beschaffung ist es wichtig, zwischen Softwareplattformen und Tools zu unterscheiden. Tools sind eigenständige Softwareprodukte, die für bestimmte Funktionen konzipiert sind. In seiner derzeitigen Form ist Lhotse beispielsweise ein Tool. Es ist für die spezifische Funktion der Beschaffung von wettbewerbsfähigen Angeboten für taktische Ausgaben konzipiert. Plattformen hingegen sind Datenbanken, Betriebssysteme oder große Softwarepakete, die die Grundlage für die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter bilden. Um die Vorteile einer Plattform nutzen zu können, stellt Lhotse sein Tool derzeit in diese Richtung um. Plattformen zeichnen sich unter anderem dadurch aus, dass sie die Entwicklung eines Ökosystems ermöglichen und mit externen Tools, Daten und Teams integriert werden können.

Die Bedeutung der Tool-Integration

Die Entwickler großer Plattformen erhalten jährlich Tausende von Anfragen von Kunden, die nach speziellen Funktionen fragen. Die meisten davon werden nicht umgesetzt, da die Entwicklungskosten zu hoch sind und die Gefahr besteht, dass die Benutzererfahrung für alle Benutzer zu kompliziert wird. An dieser Stelle können Werkzeuge helfen. Spezielle Funktionen können zu digitalen Arbeitsabläufen hinzugefügt werden, ohne dass die Plattformentwickler erst davon überzeugt werden müssen, sie zu integrieren. Dies ermöglicht einen maßgeschneiderten Satz von Software-Tools innerhalb der Arbeitsabläufe der Mitarbeiter. Unternehmen, denen es gelingt, die richtigen Werkzeuge auszuwählen, können die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe erheblich verbessern und Kosten einsparen.

Damit die Integration von Tools erfolgreich ist, müssen zwei Hauptbedingungen erfüllt sein. Das sind die Synergie mit bestehenden Systemen und die erfolgreiche Integration in die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter.

Lhotse verbindet alles miteinander

Lhotse hat ein einfach zu integrierendes Tool entwickelt, das die wichtigsten Herausforderungen der taktischen Beschaffung angeht. Mit Lhotse können sowohl die Beschaffungsteams der Unternehmen als auch die Mitarbeiter aus allen Funktionsbereichen auf einfache Weise wettbewerbsfähige Angebote für ihre taktischen Ausgaben einholen. Lhotse ermöglicht es den Mitarbeitern, ihren taktischen Beschaffungsbedarf einfach zu spezifizieren. Danach arbeiten die Beschaffungsspezialisten von Lhotse mit dem richtigen Maß an Automatisierung, um den Kunden die besten Angebote zu unterbreiten.

In der Vergangenheit und während der weiteren Entwicklung hat Lhotse zwei Ziele verfolgt. Lhotse möchte eine Lösung für die systemischen Probleme bieten, die den taktischen Beschaffungsprozess plagen, und gleichzeitig die Bedeutung der Plug & Play-Integration in bestehende Systeme berücksichtigen. Genau das hat Lhotse erreicht. Bis heute konnten die Nutzer 12% Bargeld einsparen und verbringen durchschnittlich zwei Stunden weniger mit jedem taktischen Einkauf. Die Nutzer stellen außerdem fest, dass sich Lhotse gut in bestehende Plattformen integrieren lässt und gleichzeitig als eigenständige Lösung funktioniert. Lhotse bietet eine einfache Lösung für jahrzehntealte Versäumnisse.

Quellen

[1]https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/revolutionizing-indirect-procurement-for-the-2020s

[2]https://www.pwc.de/en/strategy-organisation-processes-systems/digital-procurement-survey.html

[3]https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Images/Misc/infographic/us-2021-global-cpo-infographic.pdf?icid=learn_more_content_click