Henning Hatje
Henning Hatje

Die anspruchsvolle Aufgabe des Lieferanten Onboardings: Wie Sie Ihren Lieferantenstamm voll ausschöpfen können

Die anspruchsvolle Aufgabe des Lieferanten Onboardings: Wie Sie Ihren Lieferantenstamm voll ausschöpfen können

Lieferanten sind oft das Rückgrat eines Unternehmens, und obwohl das Onboarding von Lieferanten ein langwieriger Prozess ist, ist er oft entscheidend. Die meisten Unternehmen konzentrieren sich jedoch auf die strategischen Lieferanten und kümmern sich nicht um die nicht-strategischen oder taktischen Lieferanten, wie etwa Marketing, IT und Dienstleistungen.

Obwohl die nicht-strategischen Lieferanten nur 20 % der Beschaffungsausgaben ausmachen, können sie bis zu 80 % der Lieferantendatenbank ausmachen - man spricht hier von "tail spend". Es handelt sich also um eine große Datenbank mit viel Potenzial, mit der man arbeiten kann. Das Hauptproblem ist, dass das Onboarding nicht-strategischer Lieferanten für einen einmaligen Kauf genauso zeitaufwändig ist wie das Onboarding von strategischen Lieferanten. Wenn sie nicht verwaltet werden, sind die Zeit und die Mühe, die in ihr Onboarding gesteckt werden, vergeudet - und stellen letztendlich eine große Menge an Daten mit schlummerndem Potenzial dar.

Die Stabilität der Lieferkette ist entscheidend für die Leistungsfähigkeit und das Wachstum eines Unternehmens. Die Verwaltung eines wachsenden Netzwerks kann eine Herausforderung sein, aber dieser Artikel zeigt Ihnen, wie das Onboarding von Lieferanten spätere Probleme verhindern kann und wie Technologie Ihre bestehende Lieferantenbasis nutzen kann, um Geschäftsbeziehungen zu verbessern und Geld zu sparen.

Dieser Artikel behandelt außerdem:

  • Was genau Lieferanten-Onboarding ist,
  • Warum Beschaffungsteams dies tun sollten,
  • Was die größten Herausforderungen sind,
  • Wie Sie das Onboarding von Lieferanten in wenigen Schritten durchführen können,
  • und wie Sie Ihre bestehende Lieferantendatenbank optimal nutzen können.

Wie sieht der Onboarding-Prozess für Lieferanten aus?

Der Onboarding-Prozess besteht darin, einen potenziellen Lieferanten im System eines Unternehmens zu registrieren. Dabei geht es nicht nur um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, sondern auch um deren Beschaffung - eine komplexere Aufgabe. Insgesamt umfasst das Supplier Onboarding folgende Schritte:

  • Datenerfassung,
  • Hintergrundüberprüfungen,
  • Risikobewertungen,
  • Rechtliche Genehmigungen,
  • Einhaltung der Nachhaltigkeit,
  • Einhaltung des Datenschutzes,
  • Grundsätze der sozialen Verantwortung von Unternehmen,
  • Integration der Lieferkette.

Das Onboarding von Lieferanten ist eine spezifische Aufgabe der Einkaufsteams und wird manchmal im Unternehmen übersehen. Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, diesen Prozess zu verbessern, verharren viele Unternehmen in jahrelangen Prozessen und unerkannten Engpässen.

Aber warum müssen Unternehmen überhaupt Lieferanten onboarden?

Das Onboarding von Lieferanten ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäfte effizienter zu führen, Waren und Dienstleistungen einzukaufen und die Zahlungen an die Lieferanten zu organisieren - nicht nur in Konzernen, sondern auch in kleinen und mittleren Unternehmen. Darüber hinaus sorgt ein strukturierter Onboarding-Prozess für eine transparentere Lieferkette - und hilft Ihrem Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen wie das Lieferkettengesetz zu erfüllen, da es den Ausschluss unerwünschter Lieferanten sicherstellen und die risikobasierte Lieferantenauswahl verbessern kann.

In Anbetracht dieser Vorschriften wird die Aufgabe des Lieferanten-Onboardings, das in der Regel in den Händen der Einkaufsteams liegt, in Zukunft noch mehr an Bedeutung gewinnen, wie Dr. Elouise Epstein, Futuristin und Autorin für Lieferketten und Beschaffung, argumentiert:

“Der Fachbereich wird dafür verantwortlich sein, die Wertsteigerung mit Dritten zu ermöglichen. Das bedeutet, dass er nicht mehr nur dem Unternehmen dient, sondern selbst das Unternehmen ist. Die ESG-Ziele des Unternehmens werden vom Einkauf verantwortet werden, wobei die CPOs die Rolle von Chief Sustainability Officers übernehmen werden.” 

Die Minderung von Risiken, die Steigerung der Effizienz, die Straffung von Prozessen und die Stärkung von Geschäftsbeziehungen sind nur einige der Vorteile, die sich aus dem Onboarding von Lieferanten auf der nächsten Stufe ergeben. Je besser das Onboarding organisiert ist, desto mehr kann ein Unternehmen von seiner Lieferantenbeziehung profitieren.

3 Schritte für das ideale Lieferanten-Onboarding

Wenn die Vorteile Ihr Interesse geweckt haben, finden Sie hier drei entscheidende Schritte, um mit der Umsetzung eines optimierten Lieferanten-Onboardings zu beginnen:

    • Schritt 1: Entfernen Sie E-Mails aus der Gleichung. Bei einem typischen Onboarding werden Anfragen, Bestellungen und Genehmigungen per E-Mail erteilt, und der Prozess ist unstrukturiert. An ihm können Manager aus verschiedenen Abteilungen beteiligt sein, einschließlich der Einkaufsabteilung und sogar Rechts- und Sicherheitsteams.
    • Schritt 2: Zentralisierung der Daten. Wenn ein Lieferant offiziell aufgenommen wird, füllt er verschiedene Formulare aus, z. B. mit allgemeinen Informationen, Hauptansprechpartnern und Finanzinformationen. Dies kann mehrere Beteiligte im Unternehmen betreffen, und die Informationen können an verschiedenen Orten gespeichert sein. 
    • Schritt 3: Minimierung menschlicher Fehler. Sobald der Lieferant die Informationen übermittelt hat, muss jemand sicherstellen, dass die Daten vollständig sind, und die Informationen manuell in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens übertragen - eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Sobald dies geschehen ist, ist das Onboarding der Lieferanten abgeschlossen.

Durch technische Weiterentwicklungen kann der oben beschriebene Prozess erheblich verbessert werden. Dies geht aus dem Aberdeen-Bericht "The Value of Strategic Supplier Data Management" hervor, der auf einer Umfrage unter Fachleuten aus der Lieferkette basiert:

“Supply Chain Manager setzen mit über 30 % höherer Wahrscheinlichkeit einen effizienten Prozess für das Management von Lieferantendaten ein, um das Onboarding von Lieferanten zu beschleunigen.” 

Häufige Herausforderungen beim Onboarding von Lieferanten

OnboardingChallengesDas Onboarding von Lieferanten kann nicht nur zeitaufwändig sein, sondern viele der Prozesse sind auch intransparent und führen zu lückenhaften Informationen innerhalb des Unternehmens. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, das Gesamtbild zu überblicken, und dass der Onboarding-Prozess einen Schneeballeffekt auslöst:

  • Frustration bei den Teammitgliedern, die mit den Lieferanten zu tun haben, da sie möglicherweise nicht wissen, wie der Lieferant in das Unternehmen passt oder wie der aktuelle Status ist,
  • Doppelt so viel Arbeit für das Einkaufsteam, da es möglicherweise mit einem strategischeren Ziel an den Lieferanten herantritt und die Bedingungen und Preise neu verhandelt,
  • Mangelnde Transparenz und Verzögerungen in der Finanzabteilung, da Bestellungen und Rechnungen möglicherweise getrennt bearbeitet werden,
  • Verwirrung für den Lieferanten, der möglicherweise immer wieder mit verschiedenen Personen über dieselben Themen spricht.

Mit dem heutigen technischen Fortschritt kann das Onboarding von Lieferanten reibungslos verlaufen und zudem von Anfang an eine gute Beziehung zum Lieferanten fördern. Es ist durchaus möglich, die Arbeitsabläufe - und die Lieferkette - des gesamten Unternehmens zu straffen, den Informationsaustausch zu verbessern und auf diese Weise sogar Einsparungen zu erzielen.

Wie Technologie Ihre Lieferantendatenbank stärkt (ohne zusätzliches Onboarding)

Wenn nicht-strategische Lieferanten etwa 80 % des gesamten Lieferantenstamms ausmachen, gibt es eine Menge zu verarbeiten. Wenn diese große Menge an Daten jedoch nicht verwaltet wird, kann das wahre Potenzial Ihrer Lieferantendatenbank nicht ausgeschöpft werden. 

Ein großer Teil der nicht-strategischen Ausgaben sind einmalige Käufe, die dieselben Einführungsschritte erfordern wie langfristige Partnerschaften - ein zeitaufwändiger Prozess, der am Ende vielleicht gar nicht verwaltet wird. Glücklicherweise kann Technologie dies ändern: Die Nutzung Ihrer bestehenden Lieferantendatenbank mit Hilfe von Technologie kann diese komplexen manuellen Prozesse vereinfachen und die Informationen innerhalb des Unternehmens transparenter und zugänglicher machen. Sie kann auch dazu beitragen, die bestehenden Beziehungen zu den Lieferanten zu stärken und eine stabilere Lieferkette aufzubauen:

“Die Lieferanten sind die entscheidende Komponente beim Aufbau der Lieferketten von morgen. Wir müssen sie als Partner behandeln und nicht als austauschbare Ware. Wie wir während der Pandemie gelernt haben, kann die Ware von heute schnell zum strategischen Vorteil von morgen werden. Allzu oft werden Lieferanten und ihre Beiträge übersehen oder unterschätzt.”  Dr. Elouise Epstein, Partnerin bei Kearney 

Plug-and-Play-Lösungen wie Lhotse sind vollständig automatisiert und nutzen KI, um den Einkaufsteams eine intelligente Lieferantenauswahl zu ermöglichen, die ihnen wertvolle Zeit spart und die Ausführung nicht-strategischer Beschaffungsvorgänge beschleunigt.

So spart die Lösung von Lhotse Zeit beim Onboarding:

  • Lhotse nutzt Ihre bestehende Lieferantenbasis: Wenn bis zu 80 % aller Lieferanten nicht strategisch sind, bleibt ein Großteil der Daten unbearbeitet. Wir heben Ihre vorhandenen internen und externen Risikodaten auf die nächste Stufe und integrieren sie in einen optimierten Beschaffungsprozess.
  • Lhotse deckt ESG-Szenarien ab, indem es relevante ESG-Daten (z.B. EcoVadis-Scores) direkt in den Prozess der Lieferantenidentifikation integriert. Einkaufsteams erhalten Transparenz über ihre Lieferanten und Ausschreibungsprozesse, angereichert mit Daten und Vorschlägen zur Nachhaltigkeit, Sanktionslisten und vielem mehr.
  • Lhotse stellt die Einhaltung des Lieferkettengesetzes und anderer Beschaffungsrichtlinien sicher, indem unerwünschte Lieferanten mit Hilfe eines risikobasierten Lieferantenauswahlansatzes ausgeschlossen werden. Ihre vorhandenen Daten sind jetzt brauchbare, gesetzliche Daten.

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Zitierte Quellen:

Kearney. “2022 IS A TIPPING POINT FOR SUPPLIERS | INTERVIEW WITH DR. ELOUISE EPSTEIN.” Procurement Foundry, 28 Juni 2022, https://procurementfoundry.com. Accessed 30 Juni 2022.

Aberdeen Group. “The Value of Strategic Supplier Data Management.”