Der technologische Fortschritt in Kombination mit der Digitalisierung verändert grundlegend die Art und Weise, wie Unternehmen konkurrieren, Probleme angehen und Innovationen entwickeln. Das Verständnis für das Warum und das Wie der Optimierung von Beschaffungsausgaben ist eines der wichtigsten Themen, die ein Unternehmen verfolgen kann. Kleine Änderungen in den Beschaffungsprozessen eines Unternehmens können massive Auswirkungen auf Leistung und Erfolg haben.

Beschaffung 101

Ähnlich wie sich das Kaufverhalten der Verbraucher je nach dem gekauften Artikel ändert, passen Unternehmen ihre Beschaffungsstrategie auf der Grundlage der Klassifizierung von Waren oder Dienstleistungen an. Die grundlegendste Klassifizierung ist die Unterscheidung zwischen strategischem, taktischem und operativem Einkauf.

Operativer Einkauf

Der operative Einkauf nutzt die vorhandenen Erfolgspotenziale bestmöglich aus. Er ist der kurzfristige Einkauf von alltäglichen Katalogprodukten. Die Lieferantenauswahl ist schnell und unkompliziert - die meisten Unternehmen arbeiten mit mehreren Katalogen, die auf ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.

Strategischer Einkauf

Beim strategischen Einkauf geht es in der Regel um große Einkaufsvolumina, die mit hohen Kosten verbunden sind. Daher gibt es bestimmte "Best Practices", die befolgt werden sollten, um die Lieferrisiken zu minimieren. Die Auswahl der Lieferanten basiert auf einer Vielzahl von Faktoren wie Preis, bisherige Leistungen, Qualität und Analysen der Ausgaben.

Der strategische Einkauf ist mittel- bis langfristig ausgerichtet. Fehlentscheidungen oder Fehlinvestitionen können nur mit großem Aufwand korrigiert werden. Aufgrund des damit verbundenen Risikos werden Einkaufsentscheidungen entweder auf der Grundlage äußerst gründlicher Bewertungen neuer Lieferanten oder jahrelanger Beziehungen zu bestehenden Lieferanten getroffen.

Detaillierte Lieferantenbewertungen, Produktbeurteilungen und Verhandlungen sind der Grundstein für strategische Einkaufsstrategien. Die Digitalisierung trägt dazu bei, die Lieferantenbewertung zu vereinfachen. Richtig eingesetzt, können Unternehmen Software und Technologie äußerst effizient nutzen. Sie beginnen, ihre Entscheidungen in digitalen Netzwerken zu treffen. Auf diese Weise konkurrieren potenzielle Lieferanten um Aufträge, und Unternehmen können direkt auf Lieferantendaten zugreifen. Die Unternehmen setzen digitale Technologien ein, um die Transparenz der Lieferanten zu erhöhen und den strategischen Einkaufsprozess insgesamt zu verbessern.

Taktischer Einkauf

Der taktische Einkauf liegt zwischen dem strategischen und dem operativen Einkauf. Hier werden strategische Entscheidungen getroffen, die sich an bewährten Verfahren orientieren, die in der Unternehmenspolitik festgelegt sind. Bei taktischen Ausgaben werden die Best Practices jedoch oft nicht optimal angewandt, weil der Aufwand als "nicht lohnend" angesehen wird. Taktische Einkaufsentscheidungen werden oft schnell von einzelnen Abteilungen getroffen. Ein sauberes Lieferantenscreening oder Verhandlungen zur Kostenoptimierung finden nur in den seltensten Fällen statt.

Der taktische Einkauf ist ein heikler Balanceakt. Das Problem ist, dass die Kosten für taktische Ausgaben nicht hoch genug sind, um einen zeitintensiven Beschaffungsprozess zu rechtfertigen. Durch die Missachtung von Best Practices entstehen massive Kosten. Da Beschaffungsentscheidungen schnell und pragmatisch getroffen werden, entstehen dem Unternehmen Kosten, die durch Wettbewerb und eine angemessene Lieferantenauswahl vermieden werden könnten.

Wie wichtig eine durchdachte taktische Einkaufsstrategie ist, zeigt sich besonders in zeitkritischen Situationen, wie z. B. bei der Beschaffung von Corona-Tests für Mitarbeiter. Kurzfristige Beschaffungen setzen die Verantwortlichen in vielen Unternehmen stark unter Druck. Entscheidungen müssen schnell getroffen werden, und die Bestellungen werden in aller Eile bearbeitet. Ein nicht optimierter taktischer Einkauf kann kostspielig werden. In den meisten Fällen fehlt es an Synergien zwischen dem Besteller und der Software.

Um effizient zu bleiben, müssen zwischen den drei Ausgabenklassifizierungen eine strategische Differenzierung und verschiedene Ansätze vorgenommen werden. Der Entwicklungsschwerpunkt sollte auf der ständigen Optimierung der Einkaufsorganisation liegen. Die Einkaufsabteilungen haben jedoch oft nicht die Zeit und die Mittel, um effektiv zu arbeiten.

Wie Software hilft

Software-Tools sparen Zeit und Geld. Sie ermöglichen es Unternehmen, schnell das beste Angebot zu erhalten, ohne unzählige potenzielle Lieferanten ansprechen zu müssen. Geeignete Lieferanten können kurzfristig gefunden und anhand der Informationen in bestehenden Datenbanken leicht kontaktiert werden. Auch der Ausschreibungs- und Abgabeprozess wird durch standardisierte Formate vereinfacht.

Automatisierte Prozesse vereinfachen den Einkauf, stärken die Geschäftsbeziehungen und ermöglichen schnelle Entscheidungen. Sie ermöglichen es den Einkaufsabteilungen, hocheffizient und reaktionsschnell zu sein, indem sie den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand geben, die sie benötigen.

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