Agile Beschaffung

Wird von einer kleinen Gruppe von Personen innerhalb eines Unternehmens verwaltet, um die Beschaffung zeitkritisch abzuwickeln und die Verhandlungsphase mit dem Beschaffungsprozess zu verbinden.

Anforderung

Eine Anforderung ist eine interne Anfrage von einer Abteilung an die Beschaffungsabteilung, die die Ware oder Dienstleistung definieren und kaufen soll. Die Beschaffungsabteilung wird dann die Anforderung strategisch verwalten und beschaffen, um dabei mögliche Einsparungen zu nutzen.

Angebotsanfrage (auch: RFP - Request for Proposal)

Eine Angebotsanfrage informiert potenzielle Lieferanten darüber, dass eine Organisation beabsichtigt, eine bestimmte Ware oder Dienstleistung zu beschaffen. Ein RFP wird in der Regel an viele Anbieter gesendet und informiert sie über einen Wettbewerb um die Dienstleistung.

Angebotsanfrage (auch: RFQ - Request for Quote)

Eine Angebotsanfrage ist eine Anfrage zu einer bestimmten Ware oder Dienstleistung, bei der ein Lieferant oder Verkäufer nach Preis, Menge oder Vertragsdauer gefragt wird. Sobald eine Angebotsanfrage eingereicht wurde, muss der Verkäufer oder Lieferant entscheiden, ob er sich mit seinem Angebot engagieren möchte, wobei mögliche Verhandlungen folgen.

Ausgabenanalyse (auch: Spend Analytics)

Ausgabenanalyse ist der Prozess, bei dem Einkaufsabteilungen Transaktionsdaten sammeln und verwenden, um den internen Stakeholdern zu zeigen, wie sie am besten Kosten sparen und die Beschaffungstechniken verbessern können.

Auskunftsersuchen (auch: RFI - Request for Information)

Ein Auskunftsersuchen ist ein Dokument, das Informationen über Lieferanten für die zu verkaufende Ware oder Dienstleistung liefert, bevor der offizielle Beschaffungsprozess beginnt. Durch die Bereitstellung von Informationen über die Fähigkeiten der Lieferanten sind die Beschaffungsabteilungen besser informiert, um ihre Beschaffungsentscheidungen zu treffen.

Beschaffungszyklus

Der Beschaffungszyklus einer Organisation folgt einer Reihe kontinuierlicher Schritte: Von der Ermittlung eines Bedarfs, der Erstellung einer Lieferantenliste, der Erstellung einer Anforderung, der Verhandlung eines Vertrags, der Erstellung einer Bestellung, der Rechnungsstellung an den Kunden und zuletzt der Durcharbeitung der internen Buchhaltungsdetails.

Bestellanforderung

Eine Bestellanforderung wird benötigt, um die zu kaufende Ware oder Dienstleistung zu definieren. Es ist der Schritt, der die Prozesse Source-to-Contract und Procure-to-Pay verbindet.

Beschaffungsanalyse (auch: Procurement Analytics)

Der Prozess, bei dem Beschaffungsdaten ausgewertet werden durch die Verwendung quantitativer und qualitativer Erkenntnisse zur Erstellung von Aktionsplänen und Erkenntnissen zur Steigerung des Beschaffungserfolgs.

Direkte und indirekte Ausgaben

Direkte Beschaffung umfasst alle Käufe, die in direktem Zusammenhang mit der Geschäftsfunktion stehen, wie z. B. ein Batteriehersteller, der Lithium kauft, um seine Batterien herzustellen.

Die indirekte Beschaffung umfasst jeden Einkauf, der das Geschäft unterstützt, ohne zur Herstellung des Produkts selbst beizutragen. Dazu gehören Personalkosten, Facility Management, Transportkosten etc.

E-Beschaffung

E-Procurement umfasst jede Form des Online-Kaufs von Lieferungen, Werken oder Dienstleistungen und umfasst Informationsanfragen, Angebote und Vorschläge. E-Procurement hilft dabei, den gesamten Source-to-Pay-Prozess zu rationalisieren, der Source-to-Contract, Contract-to-Pay, Analysen und Lieferantenbeziehungsmanagement umfasst.

ESG

Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Kennzahlen sind Messgrößen für die Bemühungen eines Unternehmens/einer Organisation in Bezug auf soziale und ökologische Faktoren. ESG-Faktoren sind für die Beschaffungsorganisation und als Lieferantenkennzahl für die Verwaltung relevant. ESG kann ein breites Spektrum von Elementen abdecken, wie Energieeffizienz, Treibhausgasemissionen, Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter, Unterstützung von LGBTQ und Frauenrechten, Einrichtung eines diversifizierten Verwaltungsrats und Schaffung von Unternehmenstransparenz.

E-Sourcing

E-Sourcing unterstützt den Beschaffungsprozesses durch die Verwendung von Online-Programmen, wie z. B. die Identifizierung und Auswahl von Lieferanten. E-Sourcing hilft, den Beschaffungsprozess durch den einfachen Anbietervergleich und die Vergabe von Aufträgen zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Geschäftsprozess-Outsourcing (auch: BPO - Business Process Outcourcing)

Business Process Outsourcing ist eine Geschäftspraxis, bei der ein Unternehmen ein anderes Unternehmen beauftragt, eine bestimmte Geschäftsaufgabe, wie z. B. die indirekte Beschaffung, auszuführen. Diese Aktion kann besonders hilfreich sein, wenn sich ein anderes Unternehmen auf eine bestimmte Aufgabe spezialisiert hat, die für dieses Unternehmen kostengünstiger ist als für Ihr Unternehmen.

Intelligente Beschaffung (auch: Smart Procurement)

Intelligente Beschaffung ist ein Konzept, bei dem bestimmte Technologien eingesetzt werden, um den S2P-Prozess reibungsloser zu gestalten, z. B. die Nutzung von KI/ML, IoT oder Datenanalyse, um automatisch Lieferanten zu finden oder Verträge auszuhandeln.

Kompetenzzentrum Einkauf (auch: Procurement Center of Excellence)

Ein Procurement Center of Excellence (CoE) hilft dabei, den Wert einer Einkaufsabteilung gegenüber dem Rest des Unternehmens/internen Stakeholdern aufzuzeigen. Das CoE kann dazu beitragen, das Verständnis der Beschaffungsabteilung einer Organisation zu vermitteln und den Wert aufzuzeigen, den ihre Einsparungen für andere Abteilungen des Unternehmens bringen können. Ein CoE kann auch die Ziele einer Organisation unterstützen, indem es ein starkes Lieferantenmanagement aufrechterhält; z. B. Förderung möglicher Ziele der ökologischen oder sozialen Verantwortung durch Ihre Lieferanten.

Lieferantenbeziehungsmanagement (auch: SRM - Supplier Relationship Management)

Das Lieferantenbeziehungsmanagement ist vereinfacht gesagt die Personalabteilung einer Einkaufsabteilung für ihre Lieferanten. Ziel ist es, sie über die Unternehmensziele und -werte auf dem Laufenden zu halten, sicherzustellen, dass Lieferanten gehört und respektiert werden, und ihre Leistung und ihren Einfluss auf die Kunden zu bewerten.

Lieferantendiversität

Lieferantenvielfalt ist die Aufnahme von Minderheiten-, Frauen-, LGBT-, Veteranen- oder Behindertenunternehmen in die Lieferantendatenbank einer Organisation. Viele Unternehmen haben spezifische Ziele, die sie dazu verpflichten, Lieferanten zu verwenden, die ESG-Ratings einhalten.

Lieferantengesteuerter Bestand (auch: Vendor Managed Inventory)

Lieferantengesteuerter Bestand ist eine Praxis, bei der der Verkäufer oder Lieferant für die Verwaltung des gesamten Inventars verantwortlich ist, das er verkaufen möchte, sei es ein bestimmtes Produkt oder angemessen geschultes Personal für eine von ihm verkaufte Dienstleistung.

Lieferantenkonsolidierung

Die Lieferantenkonsolidierung ist der Prozess der Konzentration auf die effizientesten Lieferanten innerhalb eines bestimmten Liefermarktes. Die Einrichtung einer effizienten Lieferantenliste trägt dazu bei, die Lieferkettenkosten zu senken, indem weniger Lieferantenbeziehungen verwaltet werden müssen.

Lieferantenstammdaten

Lieferantenstammdaten sind alle Informationen, die zur Speicherung über einen Lieferanten notwendig sind. Dazu gehören alle Lieferantenhistorie oder Profilinformationen wie Firmencode, Lieferantenname, Währung, Kontaktinformationen usw.

Maverick Spend

Maverick Spend sind die Art von Einkäufen, die nicht dem Standardbeschaffungsverfahren gemäß dem Firmenprotokoll folgen. Maverick Buying wird normalerweise von Mitgliedern außerhalb der Beschaffungsabteilung einer Organisation durchgeführt und führt zu nicht realisierten Einsparungen.

Nachhaltige Beschaffung

Nachhaltige Beschaffung ist der Aspekt der Beschaffung, bei dem ESG-Ziele in Beschaffungsstrategien einfließen. Eine nachhaltige Beschaffung kann durch die Konsolidierung von Lieferanten durchgesetzt werden, um nur Lieferanten einzubeziehen, die ESG-konform sind.

Procure-to-Pay Prozess (P2P)

Der Procure-to-Pay-Prozess deckt jeden Schritt des S2P-Lebenszyklus ab, nachdem eine Anforderung genehmigt wurde. Dies bezieht sich normalerweise auf alles, was zahlungsorientiert ist, wie z. B. Bestellverwaltung, Invoicing, Quittungen-Bearbeitung und Zahlungsverwaltung.

Requisition-to-Pay Prozess (R2P)

Requisition-to-Pay (R2P) deckt den gesamten Purchase-to-Pay Prozess ab und umfasst die Bestellanforderungs-Phase des S2P-Prozesses. Dazu gehören die Erstellung und Genehmigung von Anforderungen, das Bestellmanagement, die Rechnungsbearbeitung und -eingänge sowie das Zahlungsmanagement.

Soll-Kosten-Analyse

Eine Soll-Kosten-Analyse liefert eine vollständige Erklärung dafür, warum eine bestimmte Ware oder Dienstleistung genauso viel kostet wie die bereitgestellte Menge und Lieferzeit. Dies kann als eingehender Beleg betrachtet werden, der Materialkosten, Arbeit, Auswirkungen auf die Marktsättigung, Gewinnspannen und Marktangebot/-nachfrage umfasst.

Source-to-Contract (S2C)

Source-to-Contract sind die ersten Schritte des Source-to-Pay-Prozesses, die Beschaffung, Vertragsmanagement und Lieferantenmanagement umfassen. Unternehmen müssen die richtigen Tools und Technologien verwenden, um Verträge richtig zu beschaffen und auszuhandeln, um maximale Kosteneinsparungen zu gewährleisten.

Source-to-Contract (S2C) Prozesszeit

Die Verwendung der richtigen Beschaffungstools ist entscheidend, um nicht nur die Kosteneinsparungen während der Vertragsverhandlungsphasen der S2C-Phase zu optimieren, sondern durch die Optimierung dieser Schritte können wichtige Arbeitszeit und Kosten eingespart werden.

Source-to-Pay

Source-to-Pay ist die Definition des gesamten Beschaffungsprozesses, der Beschaffung, Lieferantenmanagement, Vertragsverhandlung, Anforderungserstellung, Bestellmanagement, Rechnungsstellung und Zahlungsmanagement umfasst. Funktionen wie Datenanalyse und externe Dateneingaben können helfen, den S2P-Prozess zu stärken und zu glätten.

Spend under Management

Ziel eines jeden Unternehmens ist es, 100% der Ausgaben als “Spend under Management” zu deklarieren. Spend under Management, also verwaltete Ausgaben werden strategisch und wettbewerbsorientiert beschafft, während alle anderen Ausgaben außerhalb der Beschaffungsabteilung nicht verwaltet werden und dem Risiko möglicher unkontrollierter Ausgaben und verpasster Einsparungen ausgesetzt sind.

Spot Buying

Ziel eines jeden Unternehmens ist es, 100% der Ausgaben als “Spend under Management” zu deklarieren. Spend under Management, also verwaltete Ausgaben werden strategisch und wettbewerbsorientiert beschafft, während alle anderen Ausgaben außerhalb der Beschaffungsabteilung nicht verwaltet werden und dem Risiko möglicher unkontrollierter Ausgaben und verpasster Einsparungen ausgesetzt sind.

Strategische Beschaffung

Strategische Beschaffung ist der Prozess, bei dem ein ganzes Unternehmen zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass die gesamte Beschaffung im Einklang mit den Unternehmenszielen steht. Dies bedeutet häufig, dass unkontrollierte Ausgaben und unkontrollierte Spontankäufe reduziert werden und alle Beschaffungsentscheidungen von der Beschaffungsabteilung getroffen werden.

Tail Spend

Tail Spend ist die Art der Ausgaben, die normalerweise etwa 80 % der Gesamteinkäufe innerhalb einer Organisation ausmachen und ca. 20 % des Volumens der Gesamtausgaben abdecken. Tail Spend wird grob als Kauf von einem Anbieter/Lieferanten definiert, der nicht aktiv verwaltet wird. Die Endausgaben sind in Bezug auf Einkaufskategorien und Anzahl der Lieferanten relativ breit gefächert, und die Häufigkeit dieser Käufe bleibt in der Regel verhältnismäßig gering.

Taktische Beschaffung

Taktische Beschaffung ist die Beschaffung von oftmals unauffälligen und kleinen Waren und Diensteistungen. Taktisches Sourcing erfordert oft nicht die Zusammenarbeit oder Zustimmung des gesamten Unternehmens. Unternehmen müssen sowohl taktische als auch strategische Beschaffung nutzen, um ihre Beschaffungsanforderungen effektiv zu erfüllen.

Unmanaged Spend

“Unmanaged Spend” sind alle Ausgaben, die für die Strategie eines Unternehmens von geringer Priorität sind. Sei es, weil es ein seltener Kauf ist oder zu schwierig zu verwalten ist. Daher wird “Unmanaged Spend” für ein Unternehmen zu einem Risiko aufgrund möglicher finanzieller Verluste oder verschwendeter Ressourcen.

Vertragsmanagement (auch: CLM - Contract Lifecycle Management)

Contract Lifecycle Management beinhaltet den gesamten Vertragsprozess, der von der ersten Anfrage bis zur Verlängerung des Vertrages reicht. Weitere Schritte sind Autorisierung, Verhandlung, Genehmigungen, Unterschriften, Verpflichtung und Compliance.

Wartung, Reparatur und Betrieb (auch: MRO - Maintenance, Repair and Operations)

MRO ist eine Beschaffungsform, die jede Art von Einkauf in Bezug auf Reparaturen und die Unterstützung der Produktion einer Organisation abdeckt. Dies kann jeden Artikel oder jede Dienstleistung umfassen, wie z. B. IT-Wartung, technische Beschaffung oder Büromöbel (Stühle, Schreibtische, Tische).

Wettbewerbsfähiges Bieten

Durch wettbewerbsfähiges Bieten können Kunden mehrere Angebote von zahlreichen Lieferanten und Anbietern vergleichen, um den besten Preis zu finden.

Zentrale Anfrageeingabe

Eine zentrale Suchauftragserfassung ist ein Tool, das alle für den S2P-Prozess erforderlichen Beschaffungs- und Suchauftragsfunktionen an einem zentralen Ort bereitstellt. Dies hilft Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung dieser Anforderungen, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit und die gegenseitige Überprüfung der Anforderungen im gesamten Unternehmen.

Zentralisierte Beschaffung

Die zentrale Beschaffung ist die Bildung der Beschaffungsabteilung eines Unternehmens; die alles an einem Ort (materiell oder immateriell) oder an mehreren Standorten beschafft, unabhängig von der Beschaffungsart und Standort.